Jak wygląda system do obsługi zgłoszeń serwisowych?

Ciągły brak czasu? Gonitwa za zleceniami? Klienci, którzy ciąglę dzwonią i dopytują na jakim etapie jest ich zgłoszenie? Jeśli te problemy brzmią dla Ciebie znajomo, to nie martw się. Nasi klienci zgłaszają się z podobnymi problemami, więc jeśli czujesz, że jest w tym temacie pole do poprawy to koniecznie przeczytaj ten artykuł.

Możliwości systemu obsługi zgłoszeń serwisowych

Rejestracja zleceń

System do obsługi zgłoszeń serwisowych pozwala na dodawanie zleceń przez różne osoby. Mowa tu o dyspozytorze, serwisantach, kierowniku, ale także o kliencie, który zrobi to bezpośrednio z dedykowanego mu panelu. Oczywiście, to Ty zdecydujesz kto będzie mógł dodawać nowe zlecenia.

Koniec z ciągłymi telefonami i mailami od klientów. W dedykowanym panelu klienci mogą sami zrobić te rzeczy, które zabierały czas pracownikom. Chodzi tu o dodawanie zleceń, sprawdzanie status zlecenia oraz pobieranie faktur. Będziecie mogli skupić się na własnej pracy, a klienci otrzymają wygodne narzędzie.

Dodawanie zgłoszenia

W oknie dodawania zgłoszenia dane klienta są podpowiadane, a w przypadku, kiedy jest to nowy klient jego karta zostanie automatycznie utworzona. W oknie, oprócz podstawowych danych klienta, masz możliwość wpisania opisu zlecenia, wiązania serwisowanych urządzeń, dodania zdjęcia oraz wpisania planowanej daty rozpoczęcia zlecenia.

Kanban - przejrzysty widok zleceń

Zlecenia mogą być wyświetlane w formie listy lub tablicy kanban. W drugim przypadku zlecenia wyświetlają się na kanbanie z podziałem na kolumny, które odzwierciedlają poszczególne etapy realizacji zlecenia. Jego wygląd możesz dopasować do procesów w Twoim serwisie. To prosty sposób na monitorowanie statusu zleceń.

Wsparcie mobilnych serwisantów

Jeśli Twoi serwisanci pracują w terenie, to na pewno docenisz możliwość planowania zleceń na podstawie informacji wyświetlanych na mapie. Możesz sprawdzić, które zlecenia znajdują się blisko siebie lub który z pracowników jest najbliżej miejsca zlecenia. W ten sposób optymalnie rozdzielisz pracę. Pracownik otrzyma powiadomienia push w aplikacji mobilnej. Oczywiście, pracę można też planować tradycyjnie, bez użycia map, wybierając po prostu nowe zlecenia z listy i przydzielając je serwisantom.

Baza wiedzy o urządzeniach

Jeżeli serwisujesz maszyny lub urządzenia istotna jest dla Ciebie historia tego produktu. System do obsługi zgłoszeń ma wbudowaną bazę serwisowanych urządzeń, czyli miejsce, w którym zbierane są informacje takie jak: specyfikacja maszyny, historia zleceń, zaplanowanie zlecenia itd. To miejsce, w którym serwisanci sprawdzą pełną historię urządzeń. Jest to szczególnie przydatne kiedy nowy pracownik pierwszy raz spotyka się z problemem, który został już kiedyś rozwiązany przez inną osobę. Wtedy błyskawicznie może znaleźć zlecenie i zobaczyć opis rozwiązania razem z załącznikami.

Automatyczne protokoły serwisowe

Po wykonanym zleceniu, serwisant uzupełnia informację i zmienia fazę zlecenia na “zakończone”. W ten sposób dowiaduje się o tym kierownik. Ty lub Twój pracownik z łatwością możecie automatycznie wygenerować elektroniczny protokół serwisowy i przesłać go klientowi. Zostaje już tylko wystawienie faktury i przesłanie jej klientowi (lub samodzielne pobieranie jej w panelu klienta).

Dlaczego warto pracować z systemem do obsługi zgłoszeń?

• Wszystkie informacje o klientach, zleceniach i urządzeniach są bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu.
• W prosty i szybki sposób przekażesz zlecenia do realizacji.
• Jesteś na bieżąco w realizacji zleceń, bez poświęcania czasu na wielokrotne telefony do serwisantów.
• Nie tracisz czasu na ręczne przyjmowanie zgłoszeń, jeżeli postawisz na samoobsługę klienta.

Dowiedz się więcej:

• Zlecenia cykliczne - jak nimi zarządzać?
• Sprawnie zarządzaj bazą urządzeń
• 7 problemów Twojego serwisu – jak je rozwiązać