Integracja B2B z ERP: dlaczego warto?

Do usprawnienia i przyspieszenia komunikacji z kontrahentem lub partnerem firmy coraz chętniej wykorzystują rozwiązania takie jak platformy B2B dla ERP. Ich zadaniem jest dostarczenie użytkownikom kluczowych informacji o produktach – ich cenach, statusach zamówień czy stanach magazynowych. Proces wymiany danych w integracji B2B z ERP jest całkowicie automatyczny, więc handlowiec nie musi brać udziału w pełnym cyklu.

Integracja B2B z ERP przyspiesza transfer informacji o kontrahentach, produktach, rozliczeniach i stanach magazynowych. Do systemu spływają na bieżąco aktualizowane dane z systemu ERP. Zmiana cen czy liczby produktów sprawi z kolei, że nowe dane pojawią się w platformie B2B po synchronizacji.

Możliwy jest także przepływ informacji w drugą stronę, gdyż w platformę B2B wbudowany jest automatyczny mechanizm eksportowania zamówień do systemu zewnętrznego. W takim cyklu synchronizacji, do systemu ERP B2B na bieżąco przesyła wszystkie kluczowe informacje – nie wymaga to zbędnego angażowania pracowników i wpływa na oszczędność czasu.

Integracja B2B z ERP – co zyskujesz?

• Wgląd do: faktur z ERP, magazynów, rozliczeń, cen i rabatów kontrahenta nadanych w systemie ERP,
• Eksportowanie zamówień do systemu ERP z B2B,
• Eksportowanie nowych klientów z programu handlowego z ich pierwszym zamówieniem,
• Importowanie kontrahentów,
• Importowanie produktów i usług,
• Raportowanie sprzedaży.

Jak działa integracja B2B z ERP?

1. Baza kontrahentów

Z systemu ERP do B2B pobierane są najważniejsze informacje na temat kontrahentów. Wśród nich znajdziesz, między innymi, nazwę firmy, NIP, adres czy szczegóły współpracy (polityka rabatowa, domyślna forma płatności a także przypisany do klienta poziom cenowy). Nowy kontrahent zostaje automatycznie przekazany do platformy B2B.

Z drugiej strony, dodanie klienta w systemie B2B nie skutkuje automatycznym przekazaniem go do systemu ERP. Dlaczego? Handlowcy w czasie rozmów z potencjalnymi klientami często dodają do bazy wiele kontaktów. Z częścią z nich prawdopodobnie nigdy nie dojdzie do sprzedaży. Warunkiem automatycznego przesłania kontrahenta do systemu ERP z platformy B2B jest złożenie przez niego zamówienia. Wówczas przekazane zostanie zarówno samo zamówienie, jak i dane nowego klienta.

2. Faktury i płatności

B2B dla ERP oznacza także nowe możliwości dotyczące rozliczeń. Pracownicy otrzymują dostęp do faktur oraz płatności powiązanych ze swoimi klientami. Ułatwia to, na przykład, weryfikację opóźnień w płatnościach u poszczególnych kontrahentów.

3. Stany magazynowe i produkty

Platforma B2B pozwala na tworzenie zamówień nie tylko przez klienta, ale także przez przedstawiciela handlowego.

Integracja B2B z oprogramowaniem ERP sprawia, że handlowiec jest na bieżąco z informacjami na temat wszystkich produktów z oferty. W dowolnym momencie sprawdzi on dostępność danego produktu w magazynie oraz cenę z uwzględnieniem rabatów przypisanych do wybranego kontrahenta.

W czasie tworzenia zamówienia lub oferty system zasugeruje ceny, w jakich handlowiec powinien zrealizować sprzedaż. Uwzględnione zostaną wartości i rabaty kontrahenta. Przedstawiciel zaoszczędzi dzięki temu sporo cennego czasu.


4. Eksportowanie zamówień

B2B dla ERP to również istotne wsparcie na każdym kroku procesu obsługi zamówień. Wszystkie składane przez klientów zamówienia są natychmiast przesyłane do systemu ERP.

Zamówienia w Twojej firmie składane są telefonicznie lub mailowo? Z B2B dla ERP obsłużysz je znacznie sprawniej. Pracownicy odpowiedzialni za obsługę zamówień nie muszą czekać na uzupełnienie w systemie danych przez handlowca, ponieważ te od razu trafiają do systemu ERP. Dzięki temu mogą przygotowywać zamówienia do wysyłki w czasie rzeczywistym. To z kolei skraca czas ich realizacji i redukuje możliwość pomyłki przy ręcznym przepisywaniu danych.

5. Raportowanie

Potrzebujesz raportu przedstawiającego sprzedaż kwartalną? Chcesz dowiedzieć się, który produkt jest hitem w tym sezonie? Zweryfikować, którzy klienci nie uiścili jeszcze opłaty za faktury? Dzięki integracji B2B z ERP w swojej platformie możesz błyskawicznie generować raporty z niemal każdej informacji z bazy.

Proces integracji B2B z ERP

Kluczowe dla Twojego biznesu informacje na bieżąco wymieniane są pomiędzy systemami. Wszystkie dane transferowane są z systemu ERP do systemu B2B. Analogicznie, nowi klienci, faktury czy produkty dodane w systemie ERP płynnie synchronizują się i wyświetlają w systemie B2B.

Integracja działa obustronnie. Oznacza to, że również nowe dane wprowadzone do platformy B2B zostają przekazane do systemu ERP.