Integracja B2B z ERP: dlaczego warto?

Do usprawnienia i przyspieszenia komunikacji z kontrahentem lub partnerem firmy coraz chętniej wykorzystują rozwiązania takie jak platformy B2B dla ERP. Ich zadaniem jest dostarczenie użytkownikom kluczowych informacji o produktach – cen, statusów zamówień czy stanach magazynowych. Proces wymiany danych jest całkowicie automatyczny, więc handlowiec nie musi brać udziału w pełnym cyklu.

Zintegrowanie ERP z B2B przyspieszy transfer informacji o kontrahentach, produktach, rozliczeniach i stanów magazynowych. Do systemu spływają na bieżąco aktualizowane dane z systemu ERP. Zmiana cen czy liczby produktów sprawi, że nowe dane pojawią się w platformie B2B po synchronizacji.

Możliwy jest także przepływ informacji w drugą stronę, gdyż w platformę B2B wbudowany jest automatyczny mechanizm eksportowania zamówień do systemu zewnętrznego. Taki cykl synchronizacji przebiega bez angażowania pracowników i wpływa na oszczędność czasu.

Co zyskujesz z integracją B2B dla ERP:

• Wgląd do: faktur z ERP, magazynów, rozliczeń, cen i rabatów kontrahenta nadanych w systemie ERP,
• Eksportowanie zamówień do systemu ERP,
• Eksportowanie nowych klientów z programu handlowego z ich pierwszym zamówieniem,
• Importowanie kontrahentów,
• Importowanie produktów i usług,
• Raportowanie sprzedaży.

Integracja B2B dla ERP - jak to działa

1. Baza kontrahentów

Z ERP pobierane są najważniejsze informacje na temat kontrahentów. Wśród nich znajdzisz między innymi nazwę, NIP, adres oraz szczegóły współpracy (polityka rabatowa, domyślna forma płatności a także przypisany do klienta poziom cenowy). Nowy kontrahent zostaje automatycznie przekazany do platformy B2B.

Dodanie klienta w systemie B2B nie skutkuje automatycznym przekazaniem go do systemu ERP. Dlaczego? Handlowcy w czasie rozmów z potencjalnymi klientami często dodają do bazy wiele kontaktów. Z częścią z nich prawdopodobnie nigdy nie dojdzie do sprzedaży. Warunkiem automatycznego przesłania kontrahenta do systemu ERP jest złożenie przez niego zamówienia. Wówczas przekazane zostanie zarówno zamówienie jak i dane nowego klienta.



2. Faktury i płatności

B2B dla ERP to także nowe możliwości dotyczące rozliczeń. Pracownicy otrzymują dostęp do faktur oraz płatności powiązanych ze swoimi klientami. To ułatwia weryfikację opóźnienia w płatnościach u poszczególnych kontrahentów.



3. Stany magazynowe i produkty

Platforma B2B pozwala na tworzenie zamówień nie tylko przez klienta, ale także przez przedstawiciela handlowego.

Integracja systemu ERP z platformą B2B sprawia, że handlowiec jest na bieżąco z informacjami na temat produktów z oferty. W dowolnym momencie sprawdzi ilość danego produktu w magazynie oraz cenę z uwzględnieniem rabatów przypisanych do wybranego kontrahenta.

W czasie tworzenia zamówienia lub oferty system zasugeruje ceny, w jakich handlowiec powinien zrealizować sprzedaż. Uwzględnione zostaną wartości i rabaty kontrahenta. Przedstawicel zaoszczędzi dzięki temu sporo cennego czasu.






4. Eksportowanie zamówień

B2B dla ERP to również istotne wsparcie w każdym kroku procesu obsługi zamówień. Wszystkie składane przez klientów zamówienia są natychmiast przesyłane do systemu ERP.






Zamówienia w Twojej firmie składane są telefonicznie lub mailowo? Z B2B dla ERP obsłużysz je znacznie sprawniej. Pracownicy odpowiedzialni za obsługę zamówień nie muszą czekać na uzupełnienie w systemie danych przez handlowca, ponieważ te od razu trafiają do systemu ERP. Dzięki temu mogą przygotowywać zamówienia do wysyłki w czasie rzeczywistym. To z kolei skraca czas ich realizacji i redukuje szansę na pomyłkę przy ręcznym przepisywaniu danych.



5. Raportowanie

Potrzebujesz raportu przedstawiającego sprzedaż kwartalną? Chcesz dowiedzieć się, który produkt jest hitem w tym sezonie? Zweryfikować, którzy klienci nie opłacili jeszcze faktur? W platformie B2B możesz generować raporty z niemal każdej informacji z bazy.

Proces integracji

Informacje wymieniane są pomiędzy systemami na bieżąco. Wszystkie dane transferowane są z systemu ERP do systemu B2B. Nowi klienci, nowe faktury i produkty dodane w systemie ERP płynnie synchronizują się i wyświetlają w systemie B2B.

Integracja działa obustronnie. To oznacza, że nowe dane wprowadzone do platformy B2B zostają przekazane do systemu ERP.