Czym jest analiza przedwdrożeniowa? Dlaczego to must-have wdrożenia systemu dedykowanego?
Chcesz wdrożyć system i nie wiesz czym jest zaproponowana przez dostawcę analiza przedwdrożeniowa? Jeśli tak, to zapraszamy do zapoznania się z naszym materiałem dzięki, któremu dowiesz się jak analiza biznesowa uchroni Cię przed błędami i ułatwi implementacje całego procesu.
W kolejnym odcinku z serii wywiadów poświęconych rozmowom z praktykami biznesu o sprzedaży, obsłudze klienta i szeroko pojętej technologii, omówiliśmy ważny proces, bez którego wdrożenie nowego systemu może być mniej efektywne. Mowa o analizie przedwdrożeniowej. W niniejszym materiale skupiliśmy się na najistotniejszych elementach, wyzwaniach oraz roli jaką odgrywa analiza we wdrażaniu rozwiązań informatycznych.
Wywiad przeprowadziła Joanna Cieluch, a jej gościem był Wojciech Nosal - Business Unit Manager w Questy, który posiada wieloletnie doświadczenie w przeprowadzaniu analiz przedwdrożeniowych.
Jeśli chcesz poznać niezbędne elementy analizy biznesowej oraz dowiedzieć się więcej o płynących z niej korzyściach – ten odcinek jest właśnie dla Ciebie!
Na wstępie warto zadać pytanie czym właściwie jest analiza przedwdrożeniowa?
Analiza przedwdrożeniowa to tak naprawdę proces, w którym wspólnie z klientem budujemy wizję rozwiązania. Dodatkowo uszczegóławiamy zakres jego oczekiwań oraz tworzymy dokumentację, która pozwala na sprawne wdrożenie systemu. Mówiąc prościej – wspólnie z klientem projektujemy jego rozwiązanie informatyczne. Dzięki temu jest on w pełni świadom, co od nas otrzyma, a my wiemy, co mamy dla niego wykonać.
Zważając na poprzednią odpowiedź powstaje pytanie, czy analiza jest stałym elementem wdrożenia?
Nie zawsze. Chociaż z naszej perspektywy, w momencie, w którym mamy do czynienia z większym projektem wymagającym dostosowania systemu do specyfiki firmy lub danej branży – wykonanie takiej analizy przedwdrożeniowej jest wskazane. Jeżeli natomiast mówimy o implementacji prostszego rozwiązania to wystarczy nam podstawowa konfiguracja i możemy pominąć proces analizy biznesowej.
A czym jest formalizacja analizy przedwdrożeniowej?
Analiza przybiera formę dokumentu. Jest ona bowiem efektem serii spotkań osobistych lub sesji zdalnych, podczas których szczegółowo opisujemy wszystkie oczekiwania klienta.
Następnie powstaje pytanie jak przygotować się do analizy?
Klient i dostawca powinni gruntownie przygotować się do procesu analizy przedwdrożeniowej. Większa odpowiedzialność spoczywa na dostawcy, który zobowiązany jest do udzielania kontrahentowi wskazówek ułatwiających konieczne działania.
Wsparcie dostawcy powinno wyglądać w następujący sposób:
- Przed spotkaniem dostawca podsumowuje wszystkie ustalenia z etapu rozmów handlowych i prezentacji systemu.
- Następnie dochodzi do przygotowania listy pytań i kwestii, które klient po swojej stronie powinien przemyśleć.
- W toku prac obie strony powinny umawiać się na odrabianie tzw. “zadań domowych”, czyli obowiązków, które wymagają realizacji wewnętrznej i szerszych ustaleń oraz spotkań. Warto zaznaczyć, że ciężko będzie od razu zdefiniować te zadania.
Chcesz skutecznie wdrożyć system w Twojej firmie?
Skontaktuj się z nami – przygotujemy dla Ciebie ofertę!
Umów konsultację
Z jakich etapów składa się analiza?
W głównej mierze zależy to od dostawcy. Natomiast nasz sposób prowadzenia analizy przedwdrożeniowej bazuje na wieloletnim doświadczeniu i sprawdzonej praktyce. Stworzyliśmy pewien szablon, który gwarantuje, że nasza analiza kończy się sukcesem.
Wymieniając najważniejsze etapy analizy przedwdrożeniowej skupilibyśmy się na następujących elementach:
- Po pierwsze definiujemy wspólnie z klientem tło biznesowe, czyli formułujemy krótki opis firmy. Pozwala to analitykowi zapoznać się ze specyfiką danego przedsiębiorstwa, a dostawcy lepiej dostosować system do indywidualnych potrzeb kontrahenta.
- Następnie ustalamy i opisujemy interesariuszy danego projektu, czyli mówimy komu ta inicjatywa przyniesie korzyści i jakie one będą.
- Później skupiamy się na zdefiniowaniu aktorów, czyli już konkretnych ról, które mają występować w systemie i pomogą nam skonfigurować uprawnienia do poszczególnych modułów.
- Następnym krokiem jest określenie celów projektu, wyzwań, czy aktualnych problemów biznesowych, które trapią klienta. Dzięki temu, łatwiej nam rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące wdrożenia.
- Na podstawie powyższego, definiujemy produkty projektu, czyli mniejsze etapy. Staramy się również uszeregować je względnie z priorytetami, żeby zacząć od najważniejszych rzeczy, a skończyć na kwestiach “nice to have”.
- Na samym końcu, po opisaniu całego zakresu powstaje budżet wdrożenia oraz harmonogram, dzięki któremu klient ma świadomość kiedy może spodziewać się poszczególnych etapów oraz całego systemu do eksploatacji.
Który etap Twoim zdaniem jest najtrudniejszy?
Wszystko to zależy od indywidualnej analizy. Dlatego upraszczając odpowiedź – ma na to wpływ sytuacja klienta i jego konkretne potrzeby.
A co następuje po analizie?
Następnie po etapie analizy wdrażamy działania i dajemy klientowi możliwość podjęcia decyzji, czy projekt:
- jest realizowany;
- znajduje uzasadnienie biznesowe;
- czy poprzestajemy na etapie samej analizy.
Najczęściej jednak rozpoczynamy wdrożenie systemu zgodnie z planem, który określiliśmy w dokumencie początkowym. Istotne jest to, że cały zakres dzielimy na etapy i podążając za nimi wykonujemy poszczególne prace.
Co w przypadku nowych problemów?
Rzeczywistość biznesowa ma to do siebie, że lubi się dynamicznie zmieniać. Dlatego też projekt dzielimy na mniejsze etapy, by móc szybciej reagować na potencjalne zmiany.
Przykładowo, jeżeli po fazie pierwszej klient pragnie rozbudować system, to dajemy mu taką możliwość. Jeśli chciałby również zmienić priorytety poszczególnych etapów, czy też nawet zrezygnować z jakiegoś działania, to jest to oczywiście możliwe.
Zależy nam na najlepszej funkcjonalności i zadowoleniu klienta. Dlatego na bieżąco reagujemy na rzeczywistość, która otacza naszych kontrahentów oraz bierzemy pod uwagę ich bieżące potrzeby. Jeżeli trzeba wprowadzić zmiany w tym zakresie, to je po prostu wdrażamy.
Jakie jest znaczenie możliwości korekcji obranego kursu?
Istotne jest to, że korelacja obranego kursu jest możliwa, ponieważ nie zostawiamy klienta z wcześniejszymi ustaleniami, tylko dopasowujemy się do jego potrzeb. Szczególnie, że zmiany dotyczące zakresu nie muszą zawsze wiązać się z dynamicznym zwrotem w organizacji, zmianą kursu, czy też wizją wdrożenia. Może zaistnieć sytuacja, w której to z różnych względów pewien element został pominięty na etapie analizy i później stwierdzono, że warto ten punkt uzupełnić.
Co powinno nastąpić po wdrożeniu?
Jeżeli etap wdrożenia przebiegł pomyślnie to klient ma apetyt na więcej. W takiej sytuacji rozbudowujemy istniejące moduły i czasem rozmawiamy też o wykorzystaniu rozwiązań informatycznych w nowych obszarach.
Przykładowo – istnieją sytuacje, w których po wdrożeniu modułu CRM, dochodzi do rozmów o usprawnieniach np. w obszarze serwisowym. Jest to pewnego rodzaju rozwój systemu i wykorzystanie go w szerszym zakresie. Sama analiza przedwdrożeniowa pozwoli: stworzyć wizję, następnie uszczegółowić ją oraz końcowo uporządkować i poznać się lepiej z dostawcą.
Podsumowanie
Warto podkreślić, że analiza przedwdrożeniowa jest fundamentem współpracy. Ma istotny wpływ na sprawność przebiegu procesu wdrożenia rozwiązania informatycznego, ułatwia późniejsze użytkowanie oraz oddziałuje na efektywność pracy w tym obszarze. Jest to również ważne zagadnienie, gdyż świat biznesu nieustannie się zmienia, a naszym celem jest dostosowanie się do potrzeb klientów i spełnienie ich indywidualnych oczekiwań.
Chcesz skutecznie wdrożyć system w Twojej firmie?
Skontaktuj się z nami – przygotujemy dla Ciebie ofertę!
Umów konsultację
Zachęcamy do obejrzenia również:
