Sprawnie zarządzaj bazą urządzeń
Jeżeli Twoja firma wykonuje usługi serwisowe u klientów, cykliczne przeglądy maszyn i naprawy urządzeń, z pewnością zbiera dużo informacji na temat tego sprzętu. Aby kolejne zlecenia realizować jak najsprawniej, warto aby pracownik, który dane zadanie podejmuje, miał do tej historii dostęp. Przydatna jest tutaj baza urządzeń serwisowanych w systemie do zarządzania serwisem.
Odejdź od papierowych wersji
Korzystając z oprogramowania do zarządzania zleceniami możesz w wygodny sposób - online - prowadzić całą historię wykonanych napraw. Elektroniczna baza urządzeń serwisowanych to duże ułatwienie pracy zespołu, który w każdej chwili może wyszukać potrzebne informacje. Pracownicy nie toną w papierach, nie ma też obawy, że jakieś dokumenty zaginą. Wszystko to znajduje się wewnątrz Twojego systemu do zarządzania serwisem. Ponadto dzięki aplikacji mobilnej, serwisanci nawet będąc u klienta mogą szybko sprawdzić szczegóły ich zlecenia.
Chcesz zarządzać bazą urządzeń w Twoim biznesie?
Napisz do nas, aby zyskać dostęp do bezpłatnej 30-dniowej wersji systemu
Umów konsultację
Karta egzemplarza serwisowanego
Kluczem do uporządkowanej wiedzy o naprawianych maszynach i urządzeniach, jest skonfigurowanie i prowadzenie kartotek egzemplarzy serwisowanych. Każda karta produktu posiada podstawowe informacje, takie jak:
- nazwę i rodzaj produktu,
- numer seryjny,
- właściciela (czyli nazwę firmy Twojego klienta),
- dokładną datę zakupu,
- oznaczenie czy sprzęt jest aktywny i czy został zakupiony od Ciebie.
To tylko bazowe informacje. Możesz je rozbudować o dodatkowe atrybuty - o tym w dalszej części artykułu.
Po prawej stronie widać jeszcze trzy ważne sekcje:
- Powiązane procesy - czyli lista wszystkich zleceń, które wykonywane były w związku z tym właśnie urządzeniem (przykładowo mogła to być instalacja, naprawa, przegląd lub reklamacja). Na tym podglądzie prezentowany jest numer zlecenia, jego typ i raza, firma oraz osoba kontrahenta, a także data przyjęcia zgłoszenia i odpowiedzialny za nie pracownik. Klikając w numer procesu otworzy się jego karta z całą historią działań.
- Zadania - czyli wszystkie zaplanowane przez pracowników czynności powiązane z danym urządzeniem (przykładowo - zamówienie części, naprawienie konkretnego elementu lub kontakt z klientem w celu doprecyzowania zgłoszenia).
- Zdarzenia - czyli wykonane zadania i notatki pracowników, zarejestrowane czynności i ustalenia.
Rozszerz zbierane dane
Dodatkową sekcją, o jaką można rozbudować bazę urządzeń serwisowanych są atrybuty. To pola, które mogą przybierać dowolną formę, zgodnie z Twoimi potrzebami i specyfiką serwisowanych maszyn. Możesz zamieścić tam na przykład:
- dodatkowy opis za pomocą pola tekstowego,
- ilość występowania określonego komponentu, poprzez pole typu liczba,
- listę rozwijaną z np. nazwą producenta,
- wskazać datę produkcji,
- dołączyć plik ze specyfikacją techniczną urządzenia.
Znacznie ułatwia to wyszukiwanie urządzeń, zwłaszcza gdy przykładowo klient nie można znaleźć numeru seryjnego maszyny, którą chce naprawiać. Wówczas wpisując nazwę firmy kontrahenta i kilka atrybutów, które jest w stanie wskazać - system wyszuka produkty spełniające te kryteria.
Oszczędzaj na czasie!
Wprowadzenie do przedsiębiorstwa kultury pracy polegającej na bieżącym rejestrowaniu wykonanych zadań w systemie do zarządzania serwisem, niesie za sobą wiele korzyści:
- oszczędza czas pracowników, dzięki prostemu wyszukiwaniu maszyn i danych z nimi związanych,
- usprawnia przepływ informacji wewnątrz przedsiębiorstwa, poprzez notatki i checklisty serwisantów,
- ogranicza ryzyko popełnienia błędu przez pracownika, dając mu mobilny dostęp do bazy urządzeń,
- obniża koszty realizacji zleceń.
Chcesz zarządzać bazą urządzeń w Twoim biznesie?
Napisz do nas, aby zyskać dostęp do bezpłatnej 30-dniowej wersji systemu
Umów konsultację
Inwestycja w narzędzie do elektronicznego zarządzania zleceniami to krok w kierunku nowoczesnego, sprawnie działającego serwisu. Zachęcamy do zapoznania się z pozostałymi materiałami opisującymi inne, przydatne funkcje naszych systemów:
