Formy finansowania IT w firmie. Która opcja naprawdę się opłaca?
Wdrożenie nowego systemu w firmie przypomina trochę zakup samochodu. Wszyscy patrzą na możliwości, czyli funkcje oprogramowania, ale na końcu i tak pada kluczowe pytanie: “No dobrze, ale jak to sfinansujemy?”. Wynajem, zakup, leasing, a może dotacja? Czy istnieje jedna najlepsza forma finansowania IT? Sprawdźmy to!
Wdrożenie systemu to inwestycja, a nie tylko faktura do opłacenia
Decyzja o nowym oprogramowaniu często rodzi się w bólach. Z jednej strony wiesz, że Excel już nie wyrabia i potrzebujesz wsparcia. Z drugiej boisz się faktury, która zwali z nóg księgowość. Spokojnie, wdrożenie IT to nie to samo, co zakup materiałów biurowych. To narzędzie, które ma za zadanie: zautomatyzować procesy, uwolnić czas pracowników, uszczelnić luki w przepływie danych i w efekcie - zarobić na siebie.
Dobrze dobrany system zwraca się często już w pierwszych miesiącach użytkowania. Jednak, aby do tego doszło, firma musi najpierw udźwignąć ciężar wdrożenia.
Dlaczego forma finansowania IT ma dziś tak duże znaczenie?
Dla większości firm kluczowa jest dziś płynność finansowa. Nawet organizacje, które mają środki na koncie, coraz częściej wolą nimi zarządzać ostrożnie i nie zamrażać dużych kwot w jednorazowych inwestycjach. Rynek się zmienia, firmy rosną, modele biznesowe ewoluują. Finansowanie IT powinno nadążać za tym tempem, a nie je spowalniać.
Dlatego przedsiębiorcy szukają dziś takich rozwiązań, które pozwalają rozłożyć koszt w czasie, dopasować go do realnych przychodów i uniknąć jednorazowych, wysokich wydatków na start. Zwłaszcza że system IT to nie tylko wdrożenie, ale też rozwój, zmiany i skalowanie wraz z rozwojem firmy.
Jedna idealna forma finansowania? Nie istnieje!
I tu pojawia się ważna rzecz, o której rzadko mówi się wprost: nie istnieje jedna, uniwersalnie najlepsza forma finansowania systemu IT. To, co sprawdzi się w szybko rosnącej firmie usługowej, może zupełnie nie pasować do hurtowni B2B czy organizacji z rozbudowanym serwisem terenowym. Każdy biznes ma inny rytm, inne potrzeby i inną tolerancję na ryzyko.
To trochę jak ze wspomnianym samochodem. Jeden woli kupić za gotówkę, a inny wejść w wynajem długoterminowy. Dla kolejnego najlepszym wyborem jest leasing, po którym może wykupić auto lub nie. Są też tacy, dla których zakup auta bez dofinansowania z programu Mój Elektryk nie jest opłacalny.
Z jakich opcji możesz skorzystać?
Opcja A: Wynajem systemu (Abonament / SaaS)
To model Netflixa dla firm. Nie kupujesz programu na własność, po prostu płacisz za dostęp do niego.
- Dla kogo: Dla tych, którzy chcą wystartować szybko i bez dużych wydatków na początku.
- Zalety: Niski próg wejścia (płacisz np. miesięcznie lub rocznie korzystając z rabatu), elastyczność (zatrudniasz handlowca - dokupujesz licencję), przewidywalność (stała opłata ułatwia planowanie budżetu), tańszy start (płacisz mniej niż w przypadku zakupu licencji na własność, a aktualizacje masz w cenie).
- Wyzwania: Płacisz tak długo, jak używasz. W dłuższej perspektywie koszt może okazać się wyższy niż przy jednorazowym zakupie.
Opcja B: Zakup licencji (na własność)
Klasyka gatunku. Płacisz raz, a konkretnie i instalujesz system u siebie.
- Dla kogo: Dla firm, które mają budżet inwestycyjny i własny dział IT. Często wybierana przez przedsiębiorstwa ze specyficznymi wymogami bezpieczeństwa.
- Zalety: Niezależność i pełna kontrola nad rozwiązaniem. Licencja jest Twoim aktywem. Po zakupie ponosisz ewentualnie tylko koszty serwisu.
- Wyzwania: Wymaga większego budżetu na start i uwzględnienia dodatkowych kosztów związanych z utrzymaniem, aktualizacjami czy rozwojem systemu w przyszłości.
Opcja C: Leasing
Tak, system IT też można wziąć w leasing! Działa to tak samo, jak przy leasingu auta służbowego. Bank finansuje zakup, a Ty spłacasz go w ratach.
- Dla kogo: Dla firm, które chcą wdrożyć rozbudowane rozwiązanie, ale wolą rozłożyć inwestycję w czasie.
- Zalety: Tarcza podatkowa (raty wrzucasz w koszty), nie blokujesz własnej gotówki, możliwość rozłożenia wydatku w czasie, bez jednorazowego obciążenia budżetu.
- Wyzwania: Więcej formalności niż przy abonamencie oraz mniejsza elastyczność - zakres systemu i liczba licencji są zwykle “zamrożone” na czas trwania umowy. Do tego dochodzą koszty finansowania, takie jak prowizja i odsetki, których nie widać na pierwszy rzut oka.
Opcja D: Dotacje i dofinansowania
Unia Europejska lubi cyfryzację. Dzięki jej projektom można zdobyć środki, które pokryją znaczną część wdrożenia.
- Dla kogo: Dla cierpliwych innowatorów.
- Plusy: Kto nie lubi “darmowych” pieniędzy? Potrafią realnie obniżyć koszt inwestycji i umożliwić wdrożenie bardziej zaawansowanych rozwiązań.
- Wyzwania: Biurokracja. Wnioski, terminy, rozliczenia - to wymaga czasu i nerwów. A wynik nie zawsze jest pewny. Dlatego najlepiej traktować to jako wsparcie, a nie fundament całej decyzji o wdrożeniu.
Jak wybrać najlepszą formę finansowania dla swojej firmy?
Zanim podejmiesz decyzję, odpowiedz sobie szczerze na 3 pytania:
- Jak wygląda Twój budżet? Wolisz wydawać małe kwoty co miesiąc - wybierz wynajem. Masz nadwyżkę budżetową do wykorzystania - kup licencję.
- Jakie masz zasoby IT? Brak informatyka na etacie sugeruje wybór modelu abonamentowego (SaaS), gdzie to dostawca martwi się o to, by system działał 24/7.
- Jaki to typ systemu? Gotowe systemy świetnie sprawdzają się w abonamencie. Przy dużych, dedykowanych rozwiązaniach często korzystniejszy bywa leasing lub zakup z dotacją.
Nie wiesz, jaki model będzie najlepszy? W Questy jesteśmy elastyczni!
W biznesie sztywne ramy rzadko się sprawdzają. Dlatego w Questy nie zmuszamy Cię do jednego modelu.
Wiemy, że firmy różnią się od siebie tak bardzo, jak ich procesy i klienci. Dlatego zamiast narzucać jeden schemat, wspólnie analizujemy potrzeby i dobieramy model finansowania, który ma sens biznesowy. Taki, który nie hamuje rozwoju, tylko realnie go wspiera.
Chcesz porozmawiać o wdrożeniu, które zepnie się biznesowo i finansowo?
Skontaktuj się z nami. Wspólnie dobierzemy rozwiązanie i formę finansowania skrojoną pod Twoją firmę.
