Zarządzanie pracą zespołu marketingu w systemie CRM

W zaistniałej sytuacji wiele przedsiębiorstw znalazło się w zupełnie nowym położeniu, które w zasadzie z dnia na dzień wymagało wprowadzenia szeregu zmian w modelu ich działalności. Dotyczy to również zagadnienia planowania oraz koordynacji pracy zespołów marketingowych, które zmuszone są do pracy bez bezpośredniego kontaktu. Wprowadzenie takich zmian nie jest prostym zadaniem, zwłaszcza dlatego, że aby utrzymać konkurencyjność w tych trudnych czasach, trzeba wdrażać je szybko.

Naprzeciw tym wyzwaniom wychodzą nowoczesne technologie informatyczne, takie jak system CRM. W jaki sposób to rozwiązanie może pomóc w organizacji pracy działu marketingu?

Widok Kanban

“Dla mnie, jako Marketing Managera, kluczowe znaczenie ma planowanie oraz monitorowanie realizacji naszych działań. Dlatego zdecydowaliśmy się na wykorzystanie widoków Kanban” - Joanna Kujawska, Marketing Manager, Questy

Jak można wykorzystywać takie widoki w praktyczny sposób w planowaniu pracy działu marketingu? Na początek przyjrzyjmy się przykładowej tablicy Kanban.

Jak widzimy, nasze działania podzielone są na etapy, na które rozłożone są wszystkie zlecenia przydzielone na bieżący tydzień. Etapy te to “Nowe”, “Realizacja” oraz “Zakończone”. W pierwszej kolumnie znajdują się nowe zlecenia, które zostały przypisane do konkretnego członka zespołu i czekają na rozpoczęcie. W kolejnej znajdują się te zlecenia które są już podjęte i realizowane. Natomiast kolumna “Zakończone” zawiera zrealizowane już zlecenia, które przed ostatecznym zamknięciem wymagają jeszcze potwierdzenia.

“Wszystkie zlecenia z ostatniej kolumny szczegółowo omawiamy na cyklicznych spotkaniach, na które zapraszamy przedstawicieli naszych wewnętrznych klientów - w naszym przypadku działów sprzedaży” - Joanna Kujawska, Marketing Manager, Questy

Składające się na tablicę Kanban kafelki reprezentują pojedyncze zlecenia. Na każdym z nich znajdują się dodatkowe informacje, takie jak nazwa zlecenia, jego numer czy też przydzielony mu priorytet. Przydatna jest również wizualizacja w postaci pasku postępu, który informuje nas o tym, na jakim etapie realizacji jest dane zlecenie oraz ile godzin pozostało do jego zakończenia. Ta ostatnia informacja opiera się na estymatach podawanych przez pracowników. Jeżeli godziny już poświęcone na dane zlecenie w połączeniu z tymi przewidywanymi przekroczą pierwotne estymaty, system CRM zasygnalizuje to poprzez zmianę koloru tła w ikonce informacji procentowej.

“Z założenia samo spojrzenie na widok Kanban powinno nam dostarczyć komplet informacji na temat każdego zlecenia, bez wchodzenia w jego szczegóły” - Joanna Kujawska, Marketing Manager, Questy

Chcesz wesprzeć pracę Twojego zespołu marketingowego?

Napisz do nas, aby zyskać dostęp do bezpłatnej 30-dniowej wersji systemu CRM

Umów konsultację

Karta zlecenia

Po kliknięciu w nazwę zlecenia, system przeniesie nas do dedykowanej mu karty. Znajdują się tutaj informacje, których dobór zależy od potrzeb danego działu firmy.

“Uznaliśmy, że dla nas kluczowe są pola takie jak tagi, które już na samym widoku Kanban pozwalają doprecyzować temat zlecenia; priorytet, który sygnalizuje ważność danego zlecenia, jego opis oraz miejsce na podpięcie plików (na przykład projektów graficznych). Istotne dla nas są również czasy: planowany, wykorzystany i pozostały - uzupełniają się one automatycznie na podstawie rejestrowanych przez nas zdarzeń” - Joanna Kujawska, Marketing Manager, Questy

Warto również zwrócić uwagę na sekcję “Dokumenty” oraz “Wiadomości”. Ten pierwszy to obiekt w systemie, który pozwala na powiązanie danego zlecenia na przykład z innymi zleceniami lub szansami sprzedaży. Drugi zaś umożliwia nam zachowanie komunikacji w jednym miejscu poprzez wiązanie wiadomości ze zleceniem.

Backlog

Istotne dla organizacji pracy działu marketingowego jest również to, w jaki sposób zlecenia w ogóle znalazły się na naszej tablicy?

“Moim dodatkowym wsparciem jest drugi widok Kanban, tak zwany Backlog. To miejsce, w którym każdego dnia wraz z pracownikami innych działów dodajemy nowe pomysły. Może to być nowa kampania, artykuł w prasie, ulotka czy projekt graficzny zmiany na stronie internetowej” - Joanna Kujawska, Marketing Manager, Questy

W pierwszej kolumnie dodawane są nowe koncepcje, natomiast we właściwym “Backlogu” lądują omówione i zaakceptowane zlecenia. Przesunięcia dokonywane na tym widoku (lub odrzucanie nietrafionych koncepcji) może leżeć w gestii managera lub być wynikiem narad na cyklicznych zebraniach z przedstawicielami działów sprzedaży lub jakichkolwiek innych zainteresowanych stron. Po ustaleniu priorytetów oraz kosztów, zadania przesuwane są z Backloga do realizacji.

Co daje zespołom marketingu wykorzystanie Kanban?

Po pierwsze, upraszcza monitorowanie przepływu zleceń i eliminuje konieczność poświęcenia dodatkowego czasu na bezpośredni kontakt w sprawie każdego zlecenia.

Po drugie, umożliwia sprawne planowanie pracy i przekazywanie zleceń - wystarczy wybrać z listy daną osobę i przypisać jej zlecenie, aby od razu było ono dla niej widoczne. Wystarczy rzut oka na widok Kanban, aby zapanować nad przepływem zleceń i określić czy nie mamy przestojów, czy terminy któregoś zlecenia nie są przekroczone i nie wymagają uwagi managera. Pomaga również określić, czy nie podjęliśmy zbyt mało lub zbyt wiele zleceń.

“Z perspektywy specjalisty do spraw marketingu uważam, że narzędzie to daje wysoki komfort pracy. Każdy z nas wie, czym powinien się zająć, w jakiej kolejności i wie czym zajmują się pozostałe osoby” - Joanna Kujawska, Marketing Manager, Questy

Zaimplementowane w systemie CRM widoki Kanban to narzędzie, które z powodzeniem można zastosować w wielu działach marketingowych w różnych branżach. To praktyczna pomoc szczególnie w przypadku zarządzaniu zespołem rozproszonym. To jednak nie wszelkie wsparcie, jakie może udzielić managerowi i pracownikom dobrej jakości system CRM - o kolejnych narzędziach (takich jak na przykład wykresy Gantta) napiszemy i opowiemy w materiałach video już niebawem. Zapraszamy!

Chcesz wesprzeć pracę Twojego zespołu marketingowego?

Napisz do nas, aby zyskać dostęp do bezpłatnej 30-dniowej wersji systemu CRM

Umów konsultację