Zastępowalność pracowników, czyli jak zapewnić ciągłość pracy?
Rotacja, a co za tym idzie potrzeba zastępowalności pracownika to wyzwanie dla wielu firm. Jak więc przygotować się do “zniknięcia” pracownika i zadbać o jego zastępstwo?
Pandemia wprowadziła spore zmiany na rynku pracy. Wielu ludzi straciło zatrudnienie, przez co musieli oni odnaleźć dla siebie miejsce w innych dziedzinach gospodarki. Masowe przejście firm na tryb pracy zdalnej otworzyło z kolei szersze możliwości zatrudnienia, bez konieczności ograniczania się wyłącznie do danego terytorium.
Jakie problemy niesie za sobą “zniknięcie” pracownika?
- utrata wiedzy - pracownik zabiera ze sobą dane kontaktowe, powiązania między partnerami a kontrahentami, ustalenia projektowe,
- brak informacji o zaplanowanych zadaniach, obiecanych tematach dla klientów - narażona jest więc jakość obsługi i relacje z kontrahentami,
- przestój w realizacji zadań - na danym stanowisku,
- czasochłonny proces rekrutacji,
- czasochłonny proces wdrożenia,
- koszt alternatywny - zadania, które mógł dalej realizować poprzedni pracownik oraz zadań, które mógłby zrealizować pracownik zajmujący się wdrażaniem nowej osoby,
- trudność w rozwijaniu nowych pracowników w przypadku pracy zdalnej lub w modelu hybrydowym,
- koszty administracyjne - związane z odejściem pracownika i zatrudnieniem nowej osoby.
Chcesz poznać sposób na problem zastępowalności?
Napisz do nas, aby zyskać dostęp do bezpłatnej 30-dniowej wersji systemu CRM
Umów konsultację
Jak systemy informatyczne pomagają w zastępowalności pracowników?
CRM jest idealnym miejscem do planowania zadań. Współdzielone między pracownikami kalendarze ułatwiają codzienne planowanie wspólnych spotkań, ale także okazują się mocno pomocne w przypadku zastępstwa.
CRM to system, który porządkuje i usprawnia proces sprzedaży. Przechowywane są w nim dane także o potencjalnych klientach oraz transakcjach. Co w momencie, gdy odchodzi pracownik, który całą wiedzę i ustalenia z klientem zabiera ze sobą? CRM zabezpiecza Twoją firmę przed taką sytuacją, ponieważ możesz na bieżąco obserwować postępy w pozyskiwaniu klientów.
Kartoteki kontrahentów w CRM gromadzą pełną historię kontaktów z klientami w jednym miejscu. Nowa osoba bardzo szybko pozna swojego klienta i będzie na bieżąco w Waszej współpracy. Dzięki temu zapobiegnie się zbędnemu przestojowi w pracy i będzie można natychmiast obsłużyć klienta.
Inne pliki firmowe takie jak umowy, czy projekty również możesz przechowywać w systemie CRM. Do tego zadania przewidziana jest specjalna powierzchnia, a mianowcie repozytorium plików, w którym każdy Twój dział może mieć własny folder do zamieszczania np. wzorów prezentacji lub firmowych ustaleń wewnętrznych
W CRM-ie projekt rozpisywany jest na zlecenia ze szczegółowym opisem zaprezentowany w przystępny sposób np. na kanbanie. Możliwe jest także wygenerowanie wykresu gantta. Wystarczy chwila, aby zorientować się - co zostało wykonane, a co jest zaplanowane.
Wdrożenie nowego pracownika wiąże się ze szkoleniem i obserwacją oraz wspieraniem w pierwszych krokach. Cały czas będziesz na bieżąco bez poświęcania całej uwagi tylko tej sprawie, ponieważ będziesz mógł obserwować wszystkie notatki z wykonanych zadań swoich podwładnych. Gdy zobaczysz jakąś nieprawidłowość jesteś w stanie szybko zareagować i przekazać feedback.
Podsumowanie korzyści wdrożenia CRM w kontekście zastępowalności pracowników
- CRM zabezpiecza managerów przed negatywnymi skutkami rotacji,
- ułatwia zastępowalność pracownika podczas krótkich i długich urlopów,
- zdecydowanie przyspiesza proces wdrażania nowego pracownika,
- raportowanie umożliwia bieżące monitorowanie działań nowego pracownika i pomóc mu, gdy to jest konieczne,
- nie utracisz danych bo będą przechowywane w bezpiecznym miejscu - w systemie.
Niezależnie od tego czy przedsiębiorstwo jest na początku rozwoju czy ma już ugruntowaną pozycję na rynku, mając w firmie system CRM jako podstawowe narzędzie do zarządzania sprzedażą, zabezpieczasz ją przed negatywnymi skutkami potencjalnej rotacji pracowników.
Chcesz poznać sposób na problem zastępowalności?
Napisz do nas, aby zyskać dostęp do bezpłatnej 30-dniowej wersji systemu CRM
Umów konsultację
Dowiedz się więcej:
