Questy w Law Business Quality

W marcowym wydaniu „Law Business Quality” (nr 7/2016) ukazał się wywiad z CEO firmy Questy - Łukaszem Tadyszakiem, poświęcony roli systemów IT w stymulowaniu wzrostu w przedsiębiorstwach. Zapraszamy do lektury!

Dynamiczny wzrost firmy przy współudziale IT - złote zasady

Głównym celem każdej organizacji jest wzrost. Dziś o skali wzrostu w większym niż kiedykolwiek wcześniej stopniu decydują efektywnie wykorzystywane technologie IT. Co więcej, właściwe użycie systemów IT nierzadko decyduje o przetrwaniu firmy na rynku. Jakie tym samym powinny być złote zasady wykorzystania technologii informacyjnych przy podwyższaniu wzrostu firmy? Czym się kierować przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu nowych technologii, by najefektywniej je wykorzystać, a jednocześnie uniknąć wysokich kosztów i napięć w przedsiębiorstwie?

Cel oraz wizja, czyli co chcesz osiągnąć i po co chcesz to zrobić?

To oczywiste, że jeśli myślisz o zakupie nowej maszyny, wiesz dokładnie, z jakiego powodu jesteś gotów wydać na nią sporą kwotę. Najczęściej chodzi o możliwość wytworzenia czegoś nowego lub zwiększenie mocy produkcyjnych w celu zaspokojenia popytu na Twój produkt. Tymczasem jeśli pojawi się pomysł wdrożenia nowego system informatycznego, najczęściej objawia się tylko ogólna wizja (np. „chcemy mieć lepiej”), a szczegóły tej wizji są odzwierciedleniem standardowych funkcji wybranego systemu.

Każdy doświadczony Project Manager odpowie, że jeśli musiałby określić jeden najistotniejszy element projektu informatycznego, będzie nim CEL – czyli dokładnie to, po co chcemy system wdrożyć. Realizacja złych celów zawsze będzie wiązała się z wysokimi kosztami, a ostatecznie – z porażką całego projektu.

Jedynym odpowiednim celem dla projektów informatycznych może być rozwiązywanie problemów biznesu lub dostarczanie możliwości, które wcześniej były nieosiągalne. Zatem jeśli chcesz, aby Twój projekt wspierał dynamiczny wzrost Twojej firmy, koncentruj się na problemach, które chcesz rozwiązać. Nigdy nie stosuj niedookreślonych lub źle określonych kryteriów – one na pewno wygenerują zbędne koszty, a nie dadzą Ci rozwiązania problemu.

Ustal priorytety

Wyobraź sobie, że w czasie wojny dowództwo wysyła pilota na misję w celu zniszczenia trzech obiektów wroga. Zazwyczaj jest tak, że pojedynczy pocisk nie niszczy celu za pierwszym razem. Dlatego właśnie pilot powinien mieć wyznaczone priorytety celów. To daje pewność, że nie pojawi się sytuacja, w której cel trzeciorzędny zostanie zrealizowany, a podstawowy nie.

Podobnie podczas realizacji kluczowych projektów informatycznych często zdarzają się sytuacje, w których opracowywanie produktu implikuje problem, stający się źródłem dodatkowego kosztu lub ponadwymiarowego czasu. Warto jednak wiedzieć, że równie często pojawiają się nowe szanse, których wykorzystanie jest bardzo opłacalne dla firmy (dużo bardziej niż sztywne trzymanie się planu). I tu znów konieczne jest priorytetowanie działań.

Realizacja projektu według jasno ustalonych priorytetów zabezpiecza Twoją firmę przed sytuacją, w której powstające rozwiązanie posiada sporo ciekawych “fajerwerków”, a nie posiada najistotniejszej funkcji – takiej, która powoduje, że system nie nadaje się do użycia. Realizacja zadań o wysokim priorytecie zawsze zwiększa szanse na sukces.

Stawiaj na elastyczność i otwartość na zmiany

Jedno, czego możesz być w 100% pewien to tego, że wszystko się zmienia. Zmianie ulegnie Twoje otoczenie i Twoja sytuacja, zmienią się też Twoje potrzeby. Pytanie brzmi – kiedy się to stanie? Jeśli Twój projekt informatyczny nie polega na wdrożeniu czegoś „z pudełka” (np. instalacji prostego programu do fakturowania), to Twoje oczekiwania w trakcie projektu mogą się zmienić.

Po drugie, dostawca w trakcie wdrożenia systemu IT w firmie coraz lepiej ją poznaje, dzięki czemu może zaproponować lepsze rozwiązania. Jasno stąd wynika, że elastyczność to najlepsza droga do sukcesu we wdrożeniu systemu IT – co zawsze wyraźnie podkreślamy w rozmowach z naszymi klientami i co przyczynia się do sukcesu naszych klientów w realizowanych projektach.

Dobieraj rozwiązanie do swoich potrzeb

Przypomnij sobie, kiedy kupiłeś swój ostatni samochód. Na pewno decyzja o wyborze była pokierowana Twoimi wcześniejszymi doświadczeniami, celem, dla którego kupiłeś auto oraz Twoim portfelem. Nie wybierzesz Mercedesa, jeśli stać Cię tylko na Forda. Nie kupisz półciężarówki, jeśli mieszkasz w mieście i auto służy Ci tylko do dojazdu do pracy. Chyba, że kompletnie nie potrafisz ocenić swoich potrzeb.

Podobnie jest w świecie rozwiązań IT. Poszukując dynamicznego wzrostu managerowie czasami decydują się na systemy, których nigdy nie wykorzystają. System informatyczny jest maszyną, której wdrożenie powinno zawsze mieć konkretny cel o wymiarze biznesowym, a inwestycja powinna się zwrócić. W Questy zawsze upewniamy się, że klient wygeneruje dla siebie konkretne wartości, np. wzrost sprzedaży bądź usprawnienie obsługi klienta.

Zaangażuj siebie i Twoich współpracowników

Szukając najlepszego scenariusza synergii biznesu z IT, warto pamiętać, że kluczem do sukcesu jest wyznaczanie właściwego kierunku oraz priorytetowanie celów. Cokolwiek nie postanowisz, zaakceptuj istnienie ryzyka (zagrożeń oraz szans) oraz ustal z dostawcą, jak chcesz tym ryzykiem zarządzać. Wdrażaj rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb i możliwości. A co najważniejsze – koniecznie szybko angażuj swój zespół, aby system mógł odpowiedzieć na jego potrzeby i by mógł być wykorzystany efektywnie. Do dzieła!

Łukasz Tadyszak
Założyciel i CEO Questy
Dostawcy nowoczesnych rozwiązań dla biznesu

Tekst ukazał się w magazynie Law Business Quality w marcu 2016r.