Zarządzanie usługami z programem do serwisu

Zarządzanie serwisem, zleceniami czy innymi podobnymi usługami to wymagające zadanie, które przysparza kłopotów wielu kierownikom. Wraz z rozwojem firmy i nieustannie rosnącą liczbą zleceń, konieczne może okazać się usystematyzowanie pracy programem do serwisu. Głównym zadaniem takiego systemu jest przede wszystkim sprawna obsługa zleceń na każdym ich etapie i wsparcie efektywności w całej firmie za pośrednictwem usprawniania pozostałych kluczowych procesów. Z programem do serwisu będziesz w stanie szybko reagować na wszystkie pojawiające się problemy i jeszcze lepiej zadbasz o relacje z Twoimi klientami.

Stale dokładamy wszelkich starań, by móc możliwie najlepiej wspierać firmy na każdym etapie rozwoju, niezależnie od branży, w której one działają. Z tego powodu, w obszarze zarządzania zleceniami zdecydowaliśmy się na stworzenie dwóch różnych programów do serwisu. Pierwszy z nich to narzędzie gotowe i stosunkowo proste, dzięki czemu jest w stanie odpowiadać na wszelkie najpowszechniejsze trudności i potrzeby przedsiębiorstw, które pragną efektywnie zarządzać swoimi zleceniami (Serwis Planner). Drugie narzędzie to dedykowany system, który poza kompleksową obsługą serwisu oferuje szereg dodatkowych możliwości z zakresu zarządzania całą firmą i wsparcia najważniejszych jej procesów (Aura Business). Oba te systemy wspierające zarządzanie zleceniami cechuje przede wszystkim ich ogromna elastyczność, a nas, w Questy – zdobywane latami doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań w setkach firm działających w wielu różnych branżach.

Już od 2002 roku niesiemy kompleksową pomoc przedsiębiorstwom małego i średniego sektora oraz większym firmom, które działają na szeregu różnych rynków wielu krajach świata. Wspieramy firmy zajmujące się serwisem i/lub sprzedażą maszyn i urządzeń, serwisem instalatorskim (różnego typu – instalacje elektryczne, wodne, systemy PPOŻ, panele fotowoltaiczne itd.) oraz działające w wielu innych branżach. Od lat wysłuchujemy potrzeb i problemów naszych klientów, co pozwala nam nieprzerwanie rozwijać nasze programy do serwisu i usprawniać ich działanie. Kierujemy się również przekonaniem, że to program do serwisu powinien dostosować się do firmy, a nie ona do niego. Dzięki temu wszystkiemu nie mamy żadnych wątpliwości, że oferowane przez nas rozwiązanie nie tylko wesprze Twoją firmę w kompleksowym zarządzaniu wszystkimi zleceniami, ale też pozytywnie wpłynie na jej efektywność, niwelując wiele dręczących ją problemów.

Nasze programy do serwisu stanowią odpowiedź na wszystkie najbardziej dokuczliwe problemy w obsłudze zleceń:

• Czasochłonne delegowanie zleceń (konieczność wielu telefonów, pojawiające się błędy, zapominanie adresu, itd.).
• Problemy z monitorowaniem zleceń, które aktualnie znajdują się w realizacji (informacje opóźnione, niekompletne).
• Brak usystematyzowanej bazy danych o historii serwisowanych maszyn i urządzeń.
• Chaos w kontaktach z klientami i brak dostępu do historii kontaktów.
• Czasochłonny proces generowania faktur lub zapominanie o rozliczeniach.
• Niewydajne wykorzystanie czasu serwisantów.
• Konieczność ręcznego generowania raportów serwisowych.
• Problemy w monitorowaniu efektywności pracowników, wykonywanych przez nich zleceń oraz godzin spędzonych na pracy.
• Brak dostępu do wiedzy o wykorzystanych przez serwisantów częściach.
• Serwisant otrzymując zlecenie nie miał kompletu informacji w jednym miejscu przez co kontaktował się wielokrotnie z kierownikiem lub zapominał o wykonaniu niektórych czynności.

Co zyskasz wdrażając program do serwisu w Twoim przedsiębiorstwie?:

• Bazę wszystkich urządzeń przypisanych określonym klientom, wraz z całą historią realizowanych względem niego zleceń.
• Narzędzie do kompleksowej koordynacji pracy serwisantów.
• Sposób na błyskawiczne delegowanie zleceń za pomocą aplikacji mobilnej.
• Kompletną bazę wiedzy o zleceniach i klientach.
• Możliwość sprawdzania poziomu realizacji poszczególnych zleceń.
• System umożliwiający mierzenie rentowności podejmowanych działań.
• Metodę sprawnego monitorowania rozliczeń.
• Możliwość automatycznego tworzenia raportów z wykonanej usługi.
• Narzędzie do weryfikowania zużytych części i zasobów w trakcie zlecenia.
• System do rejestrowania przez serwisantów poświęconego na zlecenie czasu.
• Obsługę podpisu elektronicznego w ramach potwierdzania realizacji poszczególnych etapów zlecenia.
• Sprawną komunikację wewnątrz organizacji oraz na zewnątrz – z klientem.
• Możliwość samodzielnego rejestrowania zleceń przez kontrahentów.

Część z kluczowych funkcji programu do serwisu:

Program do serwisu to kompleksowe narzędzie, które za pomocą wielu różnych funkcji umożliwia efektywne zarządzanie zleceniami serwisowymi. Od błyskawicznego tworzenia zleceń i wydajnego zarządzania nimi, przez gromadzenie wiedzy o klientach i serwisowanych urządzeniach oraz wsparcie kalendarza i harmonogramu zleceń, aż po narzędzia wspierające ofertowanie i fakturowanie – przedstawiamy niektóre z kluczowych funkcji naszego programu do serwisu.

Efektywne zarządzanie zleceniami

Nasze programy do serwisu pozwalają na sprawne i efektywne zarządzanie wszelkiego typu zleceniami, takimi jak np. serwis, instalacja, przegląd, reklamacje oraz wiele innych. Z łatwością możesz za jego pośrednictwem obsłużyć wiele własnych rodzajów procesu, posiadających różne etapy, atrybuty czy numerację. Dzięki uporządkowaniu zgodnie z typami i odpowiednim dostosowaniu karty danego zlecenia do specyfiki procesu w Twojej firmie, osiągnie ona jeszcze lepsze wyniki efektywności.

Panel do zarządzania zleceniami to świetny sposób na usprawnione planowanie i delegowanie pracy w zespole, monitorowanie aktualnego przepływu, poziomu oraz czasu realizacji poszczególnych zleceń, upłynnienia komunikacji dzięki powiązanym wiadomościom wewnętrznym oraz weryfikowania historii zmian na karcie zlecenia serwisowego.

Baza wiedzy o serwisowanych urządzeniach

W programie do serwisu z łatwością stworzysz spójną i kompleksową bazę danych obejmującą wszystkie serwisowane przez Twoją firmę maszyny i urządzenia. Każdy z produktów przypisany może zostać do indywidualnego klienta i posiadać swój własny, unikatowy numer. Karta produktu serwisowanego obejmie również cały jego opis, wraz z techniczną specyfikacją i wszystkimi dodatkowymi atrybutami. Znajdziesz w niej również wszystkie zlecenia powiązane z daną maszyną, które zostały dotychczas względem niej wykonane lub też zostały zaplanowane na przyszłość.

Program do serwisu pozwoli Ci na użycie dowolnych kryteriów w opisywaniu serwisowanych produktów – w karcie danego produktu znajdą się dzięki temu wszystkie informacje istotne w przypadku wykonywania usługi serwisowej. Wbudowana wyszukiwarka systemu umożliwi również szybkie dotarcie do wszystkich potrzebnych danych i informacji.

Kalendarz zleceń i koordynacja pracy

Program do serwisu to ergonomiczne narzędzie, które pozwoli Ci na holistyczne zarządzanie kalendarzem zleceń. Dzięki współdzielonym kalendarzom możesz jako kierownik: wyświetlić wszystkie zaplanowane zlecenia dowolnych pracowników i sprawdzić obłożenie danej osoby zleceniami lub znaleźć serwisanta, który ma czas by podjąć dany serwis. A także zweryfikować które ze zleceń już są w realizacji i na jakim znajdują się etapie oraz tworzyć nowe zlecenia swoim pracownikom. Wiemy, że typy zleceń mogą znacznie się między sobą różnić (tak jak np. instalacja od przeglądu). System pozwala więc definiować wszystkie pola informacji, które dla danego serwisu są niezbędne, dzięki czemu Twoi serwisanci otrzymają jedynie te dane, które faktycznie im się przydadzą.

Serwis Planner jest gotowym narzędziem wspierającym kompleksowe zarządzanie serwisem o wielu możliwościach. Nie oznacza to jednak, że nie można go odpowiednio skonfigurować w zależności od specyfiki funkcjonowania danej firmy – program do serwisu sprawdza się bowiem w wielu branżach. Nie ma znaczenia, czy zarządzasz serwisem maszyn lub urządzeń, świadczysz usługi w zakresie PPOŻ czy naprawiasz elektronikę – elastyczność naszego rozwiązania pozwoli na dopasowanie go do potrzeb Twojej firmy, zwiększając tym samym wygodę użycia oraz skuteczność Twoich działań.

Aura Business to nasze największe rozwiązanie, które przeznaczone jest dla dużych firm lub tych, które działają w niszowych branżach i mają niestandardowe potrzeby. System stawia na elastyczność i dopasowanie. Nie jest to wyłącznie narzędzie wspierające zarządzanie serwisem. Aura Business to dedykowane oprogramowanie, które wspiera sprzedaż, marketing i zarządzanie usługami. Wiemy jednak, że nasi klienci mogą chcieć korzystać tylko z niektórych oferowanych przez nas modułów lub też z zupełnie nowych, dlatego to klient decyduje o ostatecznym kształcie rozwiązania. W ten sposób zostaje ono idealnie dostosowane do potrzeb danego biznesu.

W zespole Questy nie boimy się żadnych wyzwań i ekscytujących zadań. Jednym z nich było również występowanie przed kamerą w ramach nagrywanych przez nas vlogów. :) Materiały, które tworzymy w zakresie pracy z programem do serwisu obejmują tematykę szeroko rozumianego efektywnego zarządzania serwisem online. Oto wiedza i doświadczenie, które zdobywaliśmy przy wdrażaniu w firmach programów do serwisu przez kilkanaście lat.

Zlecenia cykliczne: Jak nimi zarządzać?

Pierwszy z naszych filmów dotyczących efektywnego zarządzania pracą serwisu poświęcony jest zleceniom cyklicznym. Jak sprawnie nimi zarządzać? Co zrobić, by nie zapominać o planowanych przeglądach, które powinieneś wykonać u swojego klienta?

W tym ponad 20-minutowym materiale Marta Kaźmierska, Business Development Manager w Questy, udziela odpowiedzi na wszystkie te i wiele innych pytań. Obejrzyj ten odcinek i dowiedz się, jak zapanować nad cyklicznymi zleceniami w Twojej firmie.

7 problemów Twojego serwisu – jak je rozwiązać?

Z pewnością wiesz, że praca w serwisie oraz zarządzanie serwisantami wiążą się z wieloma problemami. Nasi klienci często skarżą się na chaos i problemy z porządkowaniem i koordynacją pracy w serwisie, automatyzacją poszczególnych procesów firmy czy nieefektywną komunikacją.

Wojciech Nosal, Business Development Manager w Questy, omawia siedem takich najczęstszych problemów i przedstawia praktyczne rozwiązania, które pomogą je wyeliminować. Od karty kontrahenta i bazy urządzeń, aż po generowanie protokołów serwisowych i aplikację mobilną – dowiedz się, jak jeszcze lepiej możesz zarządzać Twoim serwisem.

System do Obsługi Zgłoszeń Serwisowych: Usprawnij obsługę zleceń

Dowiedz się, w jaki sposób program do serwisu może usprawnić proces obsługi zgłoszeń w Twojej firmie. Zorganizuj i usystematyzuj swój serwis tak, by praca nad poszczególnymi zleceniami przebiegała Tobie oraz Twoim serwisantom gładko i sprawnie.