Zastępowalność pracowników, czyli jak zapewnić ciągłość pracy?

Rotacja, a co za tym idzie potrzeba zastępowalności pracownika to wyzwanie dla wielu firm. Jak więc przygotować się do “zniknięcia” pracownika i zadbać o jego zastępstwo?

Pandemia wprowadziła spore zmiany na rynku pracy. Wielu ludzi straciło zatrudnienie, przez co musieli oni odnaleźć dla siebie miejsce w innych dziedzinach gospodarki. Masowe przejście firm na tryb pracy zdalnej otworzyło z kolei szersze możliwości zatrudnienia, bez konieczności ograniczania się wyłącznie do danego terytorium.

Jakie problemy niesie za sobą “zniknięcie” pracownika?

• utrata wiedzy - pracownik zabiera ze sobą dane kontaktowe, powiązania między partnerami a kontrahentami, ustalenia projektowe,
• brak informacji o zaplanowanych zadaniach, obiecanych tematach dla klientów - narażona jest więc jakość obsługi i relacje z kontrahentami,
• przestój w realizacji zadań - na danym stanowisku,
• czasochłonny proces rekrutacji,
• czasochłonny proces wdrożenia,
• koszt alternatywny - zadania, które mógł dalej realizować poprzedni pracownik oraz zadań, które mógłby zrealizować pracownik zajmujący się wdrażaniem nowej osoby,
• trudność w rozwijaniu nowych pracowników w przypadku pracy zdalnej lub w modelu hybrydowym,
• koszty administracyjne - związane z odejściem pracownika i zatrudnieniem nowej osoby.

Jak systemy informatyczne pomagają w zastępowalności pracowników?

CRM jest idealnym miejscem do planowania zadań. Współdzielone między pracownikami kalendarze ułatwiają codzienne planowanie wspólnych spotkań, ale także okazują się mocno pomocne w przypadku zastępstwa.

CRM to system, który porządkuje i usprawnia proces sprzedaży. Przechowywane są w nim dane także o potencjalnych klientach oraz transakcjach. Co w momencie, gdy odchodzi pracownik, który całą wiedzę i ustalenia z klientem zabiera ze sobą? CRM zabezpiecza Twoją firmę przed taką sytuacją, ponieważ możesz na bieżąco obserwować postępy w pozyskiwaniu klientów.

Kartoteki kontrahentów w CRM gromadzą pełną historię kontaktów z klientami w jednym miejscu. Nowa osoba bardzo szybko pozna swojego klienta i będzie na bieżąco w Waszej współpracy. Dzięki temu zapobiegnie się zbędnemu przestojowi w pracy i będzie można natychmiast obsłużyć klienta.

Inne pliki firmowe takie jak umowy, czy projekty również możesz przechowywać w systemie CRM. Do tego zadania przewidziana jest specjalna powierzchnia, a mianowcie repozytorium plików, w którym każdy Twój dział może mieć własny folder do zamieszczania np. wzorów prezentacji lub firmowych ustaleń wewnętrznych

W CRM-ie projekt rozpisywany jest na zlecenia ze szczegółowym opisem zaprezentowany w przystępny sposób np. na kanbanie. Możliwe jest także wygenerowanie wykresu gantta. Wystarczy chwila, aby zorientować się - co zostało wykonane, a co jest zaplanowane.

Wdrożenie nowego pracownika wiąże się ze szkoleniem i obserwacją oraz wspieraniem w pierwszych krokach. Cały czas będziesz na bieżąco bez poświęcania całej uwagi tylko tej sprawie, ponieważ będziesz mógł obserwować wszystkie notatki z wykonanych zadań swoich podwładnych. Gdy zobaczysz jakąś nieprawidłowość jesteś w stanie szybko zareagować i przekazać feedback.

Podsumowując korzyści wdrożenia CRM w kontekście zastępowalności pracowników:

• CRM zabezpiecza managerów przed negatywnymi skutkami rotacji,
• ułatwia zastępowalność pracownika podczas krótkich i długich urlopów,
• zdecydowanie przyspiesza proces wdrażania nowego pracownika,
• raportowanie umożliwia bieżące monitorowanie działań nowego pracownika i pomóc mu, gdy to jest konieczne,
• nie utracisz danych bo będą przechowywane w bezpiecznym miejscu - w systemie.

Niezależnie od tego czy przedsiębiorstwo jest na początku rozwoju czy ma już ugruntowaną pozycję na rynku, mając w firmie system CRM jako podstawowe narzędzie do zarządzania sprzedażą, zabezpieczasz ją przed negatywnymi skutkami potencjalnej rotacji pracowników.

• Co to jest CRM?
• Ofertowanie w CRM: jak zarządzać tym procesem?
• Wdrażanie kultury pracy z CRM w organizacji