Aplikacja do obsługi zleceń – podstawowe narzędzie każdego serwisanta

Realizacja zleceń w terenie to główny obszar Twojej działalności? Jesteś osobą odpowiedzialną za zarządzanie przepływem pracy i monitorowanie realizacji obowiązków? Poszukujesz wsparcia dla swoich serwisantów w postaci oprogramowania informatycznego? Chcesz gromadzić wszystkie niezbędne informacje w jednym, dostępnym dla wszystkich pracowników miejscu? A może potrzebujesz narzędzia, który zautomatyzuje realizację Twoich własnych obowiązków? Mamy dla Ciebie kompleksowe rozwiązanie – program dla przedsiębiorstwa serwisowego z aplikacją do obsługi zleceń.

Przeczytaj nasz artykuł lub sprawdź poniższe wideo i dowiedz się:

• jak program do serwisu pomoże Ci w codziennej pracy,
• jak wykorzystać aplikację mobilną do pracy terenie,
• jakie Twoje działania mogą zostać usprawnione przez system do obsługi zgłoszeń.

Specyfika pracy terenowego serwisanta

Charakterystyka pracy serwisanta terenowego, czyli pracownika wykonującego swoje obowiązki poza siedzibą biura różni się znacząco od specyfiki działań podejmowanych przez stacjonarnych pracowników. Konieczne jest posiadanie większej liczby dokładnych informacji i wskazówek, a także stały, nieograniczony dostęp do nich.

Co więcej, taki rodzaj organizacji pracy wpływa także na stosunki, które zachodzą między podwładnymi, a przełożonymi. Większą uwagę przykłada się do kontroli i monitorowania efektywności podejmowanych działań.

Każdy mobilny serwisant powinien wraz z nowym zleceniem do realizacji otrzymać garść niezbędnych informacji. Tradycyjna, papierowa dokumentacja może być kłopotliwa, a bezpośredni, indywidualny kontakt kierownika z pracownikiem to strata cennego czasu i ryzyko zapomnienie o wielu istotnych kwestiach.

Z pomocą przychodzi funkcjonalny program do serwisu wyposażony w aplikację do obsługi zleceń. To swoista baza wiedzy dla pracownika, który korzystając z jej możliwości może dowiedzieć się o:

• miejscu i terminie realizacji zadania,
• występującym problemie i działaniach, które mają go rozwiązać,
• sprzęcie, którego dotyczy zlecenie, jego specyfikacji i podjętych wcześniej krokach.

To także wsparcie przepływu informacji w przedsiębiorstwie serwisowym oraz pomoc dla kierowników mierzących się z trudnościami procesu zarządzania zespołem i kontrolowania jego wyników.

Aplikacja do obsługi zleceń, a wersja przeglądarkowa – kiedy mają znaczenie?

Aplikacja do obsługi zleceń to jedna z funkcjonalności kompleksowego rozwiązania do zarządzania pracą przedsiębiorstwa serwisowego. Jej znaczenie jest największe dla serwisantów, którzy z jej możliwości mogą korzystać na każdym etapie realizacji swoich codziennych obowiązków. Rola przeglądarkowej wersji systemu jest zdecydowanie większa dla samych kierowników i koordynatorów, ponieważ pozwala im sprawnie planować podział pracy, a także podsumowywać podejmowane działania.

Uporządkujmy jednak fakty i przejdźmy przez przykładowe zlecenie serwisowe krok po kroku. Dzięki temu poznamy zalety opisywanego rozwiązania i przekonamy się, w których momentach ma ono zastosowanie.

Jak postąpić z nowym zleceniem?

Wyobraź sobie, że Twój kontrahent zadzwonił ze zgłoszeniem dotyczącym awarii lub instalacji sprzętu. Czy otrzymane od niego informacje możesz od razu przekazać swojemu serwisantowi bez żadnego przetworzenia? Jeśli chcesz, aby praca została wykonana we właściwy sposób konieczne jest uszczegółowienie pewnych kwestii i przekazanie pracownikowi odpowiednich wskazówek.

W tym momencie po raz pierwszy może zostać wykorzystany w Twoim procesie program do serwisu. Otrzymane zgłoszenie należy przekształcić w zlecenie zawierające wszelkie kluczowe dane, a w celu ich uzupełnienia warto skorzystać z funkcji baza urządzeń serwisowanych. To w niej zawarte są wszystkie szczegółowe dane o sprzęcie klienta – specyfikacja, parametry i realizowane wcześniej zlecenia. Znajomość tych elementów pomoże kierownikowi w wyborze odpowiedniego pracownika do realizacji zlecenia – takiego, który specjalizuje się w danym obszarze lub pracował w przeszłości z określonym urządzeniem.

Odpowiednie opisanie zlecenia jest kluczowe. To, co jako kierownik zamieścisz w przeglądarkowej wersji systemu, Twój serwisant zobaczy w swojej aplikacji do obsługi zleceń i zgodnie z tym będzie działał.

Wiedza to jedno, a dostępność to drugie. Jeśli chcesz sprawniej dobierać pracowników do realizacji zleceń i unikać problemów związanych z niedostępnością czasową, możesz skorzystać z zalet dwóch kolejnych funkcji – kalendarza i harmonogramu. Wystarczy, że spojrzysz na indywidualny rozkład pracy danego serwisanta i dzięki temu sprawdzisz, czy w określonym terminie posiada on lukę czasową o odpowiedniej rozpiętości.

Idealnym dopełnieniem procesu rozdzielania zleceń jest możliwość śledzenia lokalizacji pracowników (udostępnianej przez aplikację do obsługi zleceń) i miejsc docelowych (zaciąganych z adresu kontrahenta). To jeszcze większe prawdopodobieństwo wybrania najlepszego serwisanta, a przede wszystkim klucz do oszczędności kosztów dojazdu oraz czasu.

Co zyskasz dzięki aplikacji do obsługi zleceń

Serwisant mobilny może zostać poinformowany o nowym zleceniu poprzez wbudowany komunikator systemowy. Jest to dość prosta opcja, ale niekoniecznie najbardziej efektywna. W sprawniejszym działaniu pomóc może automatyzacja, czyli zastąpienie ludzkiej pracy technologią. Wystarczy zdefiniowanie odpowiednich reguł, a powiadomienie o każdym nowym zadaniu pracownik będzie otrzymywał w preferowany sposób – mailowo, SMS-owo lub poprzez aplikację do obsługi zleceń.

Serwisant w aplikacji mobilnej może odbierać powiadomienia, ale to tylko pierwszy krok stanowiący początek współpracy z aplikacją do obsługi zleceń.

Widok poświęcony każdemu pojedynczemu zleceniu jest natomiast szczegółowym przedstawieniem prac koniecznych do wykonania. Oprócz wspomnianych wyżej informacji, na karcie zlecenia znajdują się też:

• dane o sprzęcie,
• opis zlecenia,
• działania do wykonania,
• opcje pozwalające podsumować pracę,
• dokumentacja zdjęciowa,
• miejsce na podpis klienta.

Pola te są łatwo edytowalne z poziomu aplikacji do obsługi zleceń oraz wersji przeglądarkowej, do której można w szybki sposób trafić bezpośrednio z aplikacji. Co więcej, pola te charakteryzują się dużą elastycznością i zgodnie z własnymi preferencjami mogą zostać zmienione.

Jak wykorzystać aplikację do obsługi zleceń w praktyce?

Postępując zgodnie z wytycznymi i specyfikacją sprzętu, z którą miał możliwość się zapoznać, pracownik terenowy może odhaczać w aplikacji do obsługi zleceń kolejno wykonywane kroki na czekliście, a wszystko podsumować w polu dedykowanym opisowi podjętych działań i uzupełnić to dokumentacją zdjęciową. Dodatkowo, może on określić wykorzystany czas, a całość zwieńczyć elektronicznym podpisem klienta potwierdzającym jakość wykonanej pracy.

Zamieszczone na Karcie zlecenia w aplikacji do obsługi zleceń dane powinny w wyczerpujący sposób przedstawiać zakres zrealizowanych prac. Dlaczego? Będą one podstawą do automatycznego wygenerowania protokołu, który trafi w ręce klienta.

Podsumowanie

Wyzwania i problemy, które niesie ze sobą praca serwisantów terenowych to aspekt, z którym mierzy się wiele przedsiębiorstw. Ty nie musisz być w tym gronie. Wystarczy, że zdecydujesz się na wdrożenie rozwiązania informatycznego, jakim jest program serwisowy działający wraz z aplikacją do obsługi zgłoszeń. To szansa dla Ciebie na pokonanie konkurencji i wzniesienie swojego biznesu na wyższy poziom.

Mamy nadzieję, że dostrzegasz możliwość zastosowania omawianego oprogramowania w swojej firmie. Jeśli posiadasz jakiekolwiek pytania lub masz wątpliwości – skontaktuj się z nami. Z chęcią Ci doradzimy.