Jak wygląda system do obsługi zgłoszeń serwisowych?
Ciągły brak czasu? Gonitwa za zleceniami? Klienci, którzy ciąglę dzwonią i dopytują na jakim etapie jest ich zgłoszenie? Jeśli te problemy brzmią dla Ciebie znajomo, to nie martw się. Nasi klienci zgłaszają się z podobnymi problemami, więc jeśli czujesz, że jest w tym temacie pole do poprawy to koniecznie przeczytaj ten artykuł.
Chcesz usprawnić obsługę zgłoszeń w serwisie?
Napisz do nas, aby zyskać dostęp do bezpłatnej 30-dniowej wersji systemu
Umów konsultację
Możliwości systemu obsługi zgłoszeń serwisowych
Rejestracja zleceń
System do obsługi zgłoszeń serwisowych pozwala na dodawanie zleceń przez różne osoby. Mowa tu o dyspozytorze, serwisantach, kierowniku, ale także o kliencie, który zrobi to bezpośrednio z dedykowanego mu panelu. Oczywiście, to Ty zdecydujesz kto będzie mógł dodawać nowe zlecenia.
Koniec z ciągłymi telefonami i mailami od klientów. W dedykowanym panelu klienci mogą sami zrobić te rzeczy, które zabierały czas pracownikom. Chodzi tu o dodawanie zleceń, sprawdzanie status zlecenia oraz pobieranie faktur. Będziecie mogli skupić się na własnej pracy, a klienci otrzymają wygodne narzędzie.
Dodawanie zgłoszenia
W oknie dodawania zgłoszenia dane klienta są podpowiadane, a w przypadku, kiedy jest to nowy klient jego karta zostanie automatycznie utworzona. W oknie, oprócz podstawowych danych klienta, masz możliwość wpisania opisu zlecenia, wiązania serwisowanych urządzeń, dodania zdjęcia oraz wpisania planowanej daty rozpoczęcia zlecenia.
Kanban - przejrzysty widok zleceń
Zlecenia mogą być wyświetlane w formie listy lub tablicy kanban. W drugim przypadku zlecenia wyświetlają się na kanbanie z podziałem na kolumny, które odzwierciedlają poszczególne etapy realizacji zlecenia. Jego wygląd możesz dopasować do procesów w Twoim serwisie. To prosty sposób na monitorowanie statusu zleceń.
Wsparcie mobilnych serwisantów
Jeśli Twoi serwisanci pracują w terenie, to na pewno docenisz możliwość planowania zleceń na podstawie informacji wyświetlanych na mapie. Możesz sprawdzić, które zlecenia znajdują się blisko siebie lub który z pracowników jest najbliżej miejsca zlecenia. W ten sposób optymalnie rozdzielisz pracę. Pracownik otrzyma powiadomienia push w aplikacji mobilnej. Oczywiście, pracę można też planować tradycyjnie, bez użycia map, wybierając po prostu nowe zlecenia z listy i przydzielając je serwisantom.
Baza wiedzy o urządzeniach
Jeżeli serwisujesz maszyny lub urządzenia istotna jest dla Ciebie historia tego produktu. System do obsługi zgłoszeń ma wbudowaną bazę serwisowanych urządzeń, czyli miejsce, w którym zbierane są informacje takie jak: specyfikacja maszyny, historia zleceń, zaplanowanie zlecenia itd. To miejsce, w którym serwisanci sprawdzą pełną historię urządzeń. Jest to szczególnie przydatne kiedy nowy pracownik pierwszy raz spotyka się z problemem, który został już kiedyś rozwiązany przez inną osobę. Wtedy błyskawicznie może znaleźć zlecenie i zobaczyć opis rozwiązania razem z załącznikami.
Automatyczne protokoły serwisowe
Po wykonanym zleceniu, serwisant uzupełnia informację i zmienia fazę zlecenia na “zakończone”. W ten sposób dowiaduje się o tym kierownik. Ty lub Twój pracownik z łatwością możecie automatycznie wygenerować elektroniczny protokół serwisowy i przesłać go klientowi. Zostaje już tylko wystawienie faktury i przesłanie jej klientowi (lub samodzielne pobieranie jej w panelu klienta).
Dlaczego warto pracować z systemem do obsługi zgłoszeń?
- Wszystkie informacje o klientach, zleceniach i urządzeniach są bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu.
- W prosty i szybki sposób przekażesz zlecenia do realizacji.
- Jesteś na bieżąco w realizacji zleceń, bez poświęcania czasu na wielokrotne telefony do serwisantów.
- Nie tracisz czasu na ręczne przyjmowanie zgłoszeń, jeżeli postawisz na samoobsługę klienta.
Dowiedz się więcej:
- Zlecenia cykliczne - jak nimi zarządzać?
- Sprawnie zarządzaj bazą urządzeń
- 7 problemów Twojego serwisu – jak je rozwiązać
Chcesz usprawnić obsługę zgłoszeń w serwisie?
Napisz do nas, aby zyskać dostęp do bezpłatnej 30-dniowej wersji systemu
Umów konsultację
