Integracja CRM z systemem handlowym

System CRM można zintegrować z oprogramowaniem odpowiedzialnym za handel oraz magazyn firmy. W ten sposób uruchamiana jest między nimi wymiana danych oraz dokumentów. Integracja CRM z systemem ERP jest prostym krokiem do uzyskania jednego, centralnego narzędzia do zarządzania przedsiębiorstwem. Dzięki niej pomiędzy systemami przepływają takie informacje jak dane dotyczące kontrahentów, produktów czy rozliczeń. Wspomaga ona również sam proces wdrożenia, przyspieszając moment startu systemu CRM - ponieważ będzie on już miał zaimplementowane najważniejsze dane.

Integracja CRM z programem handlowo-magazynowym przebiega dwustronnie. Z systemu ERP do CRM automatycznie pobierane są dane na temat produktów i usług oraz poziomach cenowych i stanach magazynowych. W drugą stronę przesyłane są zaś zamówienia. Jako że dzieje się to bez udziału użytkownika, oszczędzany jest jego czas oraz eliminowane ryzyko popełnienia błędu przy ręcznym przepisywaniu danych.

Integracja CRM z systemem handlowym - możliwości

• Wgląd do faktur wygenerowanych w programie handlowym.
• Dostęp do aktualnych stanów magazynowych.
• Dostęp do bieżących rozliczeń z klientami.
• Dostęp do indywidualnych cen i rabatów kontrahenta określonych w systemie handlowym.
• Automatyczny eksport zamówień do programu handlowego.
• Automatyczny import kontrahentów z programu handlowego.
• Automatyczny import produktów i usług z programu handlowego.
• Eksportowanie do ERP danych nowych kontrahentów.
• Analizowanie sprzedaży (poprzez faktury) z możliwością podziału według kontrahentów, wartości lub innych określonych wcześniej cech czy atrybutów.
• Jeżeli standardowa integracja nie jest wystarczająca, możliwe są indywidualne rozszerzenia jej zakresu w ramach dodatkowego pakietu.

Integracja CRM z systemem handlowym - zasada działania

Baza kontrahentów

System ERP jest źródłem najważniejszych informacji o kliencie. Pobierane są z niego takie dane jak nazwa, adres czy numer identyfikacji podatkowej. Przesyłane są również informacje na temat warunków współpracy z danym kontrahentem, a więc ustalone rabaty, sposoby płatności czy poziomy cenowe.

Dodanie w systemie handlowym nowego klienta zaowocuje natychmiastowym, automatycznym transferem jego danych do CRM. Natomiast utworzenie nowego kontrahenta po stronie systemu do zarządzania relacjami nie uruchomi podobnej procedury natychmiast - stanie się to dopiero wraz z pierwszym przesłanym zamówieniem.

Dostęp do faktur oraz płatności

Integracja CRM z systemem handlowo-magazynowym umożliwia przeglądanie najważniejszych dokumentów handlowych. Dzięki temu handlowiec będzie mógł przeglądać zestawienia faktur, monitorować rozliczenia klientów i szybko identyfikować osoby lub firmy zalegające z płatnościami.

Aktualne informacje o produktach i stanach magazynowych

Ważną, powtarzającą się praktycznie codziennie czynnością każdego handlowca jest tworzenie ofert i zamówień. Integracja CRM z systemem handlowym to gwarancja tego, że dane wpisane w tych dokumentach będą zawsze aktualne. Handlowiec może również sprawdzić obecne stany magazynowe oraz grupę cennikową wybranego klienta.

W trakcie tworzenia oferty lub zamówienia, system CRM podsunie handlowcowi odpowiednią, obowiązującą dla danego klienta cenę. Program uwzględni przy tym takie zmienne jak różne poziomy cenowe dla różnych grup kontrahentów czy też indywidualne rabaty. Wszystko to dzieje się automatycznie, co oszczędza czas pracowników.

Eksport zamówień do programu handlowego

Integracja CRM z systemem handlowo-magazynowym może również wpłynąć na szybkość realizacji zamówień. Jeżeli handlowiec wygeneruje w systemie CRM zamówienie, zostanie ono w czasie rzeczywistym przeniesione do oprogramowania ERP. Jest to zdecydowanie szybsze od tradycyjnego modelu, w którym zebrane za dnia zamówienia handlowiec przesyła do centrali wieczorem.

Jak przebiega standardowa integracja?

Najważniejsze dane oraz dokumenty są przesyłane z systemu handlowego do CRM od razu, w czasie rzeczywistym. Dotyczy to rzeczy takich jak nowy klient, faktura albo produkt. Tak jak to było wspomniane powyżej, natychmiast przesyłane są również zamówienia wygenerowane w CRM.

Natomiast mniej istotne zmiany, takie jak poprawiony opis produktu czy też poprawki w wystawionych wcześniej dokumentach, przesyłane są do systemu CRM w trakcie synchronizacji czasowej, która uruchamia się każdego dnia o ustalonej godzinie.

• Co to jest CRM?
• Aplikacja CRM: ułatwiona praca w terenie
• Zalety elastycznego systemu CRM