Integracja systemów ERP z programem do obsługi zleceń

Prowadzisz działalność serwisową i na co dzień zajmujesz się obsługą różnego rodzaju zleceń? Poszukujesz rozwiązania informatycznego, które usprawni Twoją działalność? W pracy wykorzystujesz już swój system ERP (program handlowo-magazynowy), który gromadzi wiele cennych informacji? Chcesz sprawnie użytkować zdobyte dane? Mamy coś dla Ciebie. Sprawdź czym jest integracja systemów ERP z programem do obsługi zleceń.

Zapoznaj się z poniższym artykułem albo poświęć czas na materiał wideo i dowiedz się:

• jak działa integracja oprogramowania ERP z programem do serwisu,
• co możesz zyskać dzięki integracji systemów firmy,
• jakie procesy biznesowe obejmuje i na jaki zakres integracji systemów pozwalają możliwości techniczne.

Program do obsługi zleceń vs. nowoczesny system ERP

Jeśli poszukujesz narzędzia, którego zadaniem powinno być wspieranie Twoich działań serwisowych, zastanów się nad wyborem programu do obsługi zleceń (service management system - system zarządzania serwisem) i projektem wdrożenia systemu w Twoim przedsiębiorstwie. Jest to rozwiązanie informatyczne, którego celem jest pomoc w planowaniu, koordynowaniu oraz monitorowaniu postępu prac w realizacji zgłoszeń serwisowych.

Co zyskasz wykorzystując system oprogramowania do serwisu w Twoim przedsiębiorstwie?

• Dostęp do bazy klientów, urządzeń oraz zleceń.
• Możliwość sprawnej komunikacji wewnętrznej, a także zewnętrznej.
• Panel klienta do dokonywania zgłoszeń.
• Historia podjętych działań oraz informacje o zleceniu dostępne dla serwisanta ułatwiające obsługę klienta.
• Wszystkie dane uporządkowane w jednym miejscu.

Wiesz już czym jest program do obsługi zleceń. Do wyjaśnienia pozostaje jeszcze drugi z systemów – czyli program ERP. Jeśli posiadasz to rozwiązanie w swoim przedsiębiorstwie i aktywnie z niego korzystasz, zapewne doskonale wiesz czym jest ERP, znasz jego rolę oraz zadania, które powinnien spełniać. Niemniej jednak, warto przypomnieć w tym miejscu najważniejsze kwestie z nim związane, ponieważ może to być pomocne dla osób, które spotykają się z funkcjami systemów ERP po raz pierwszy.

Oprogramowanie klasy ERP jest programem handlowo-magazynowym, którego celem jest wsparcie przedsiębiorstwa w trzech kluczowych obszarach. Po pierwsze, wdrożenie systemu ERP wiąże się ze wsparcie w zakresie zarządzania magazynem i możliwością stałego monitorowania stanów magazynowych. Po drugie, program handlowy spełnia swoją rolę w aspekcie rozliczeń – jest narzędziem niezbędnym w procesie fakturowania. I po trzecie, rozwiązanie ERP znajduje zastosowanie w realizacji zamówień do dostawców, które uzależnione są od zapotrzebowania na określone produkty.

Integracja systemów ERP z programem do obsługi zleceń – dlaczego warto?

Z powyższych rozważań łatwo wyciągnąć wnioski na temat odrębnego funkcjonowania obu tytułowych rozwiązań informatycznych. Tematem jest jednak w tym przypadkuintegracja systemów ERP z programem do obsługi zleceń. Jakie ma znaczenie i co może usprawnić w przedsiębiorstwie serwisowym? Czytaj dalej, dowiedz się co umożliwia integracja systemów i poznaj wartość takiej inwestycji.

Program do zarządzania serwisem oraz system ERP zawierają istotne, chociaż odmienne dane o działaniach podejmowanych przez przedsiębiorstwo. Oba rozwiązania są z tego powodu kluczowe w każdej firmie, a różnorodność informacji sprawia, że istnieje możliwość uzupełniania się i współgrania systemów.

Dlaczego proces integracji systemów ERP z programami do zarządzania serwisem jest wykorzystywana tak często?

Obsługa zleceń serwisowych wiąże się nie tylko z koniecznością odpowiedniego planowania i koordynowania, które wspierane są przez program do serwisu. Realizacja usług to też materiały i części pochodzące z magazynu, a także płatności oraz faktury. Te aspekty obsługiwane są przez program handlowo-magazynowy.

Chcąc prowadzić spójne i uporządkowane procesy serwisowe warto wykorzystywać współpracę rozwiązania ERP z programem do zarządzania zleceniami. Integracja danych systemu ERP i programu typu service management system jest istotna, ponieważ sprawia, że dane są transportowane automatycznie oraz istnieje ich stała aktualizacja. To wpływa na oszczędność czasu oraz mniejsze prawdopodobieństwo błędów będących wynikiem zaangażowania czynnika ludzkiego.

Integracja systemów klasy ERP z programem do obsługi zleceń w praktyce

Jak możemy zdefiniować integrację systemu ERP firmy z programem do serwisu?

• funkcjonuje w dwie strony,
• działa automatycznie,
• jest ciągła,
• dokonuje się w momencie wystąpienia skutków.

Najistotniejszym faktem jest to, że integracja systemów ERP z programem do obsługi zleceń odbywa się w dwóch kierunkach. Oznacza to, że gromadzone w programie serwisowym i na poziomie systemu ERP dane są automatycznie przenoszone z oprogramowania klasy ERP do programu serwisowego i w takim sam sposób z systemu do obsługi zleceń do wybranych systemów ERP.

Jakie informacje podlegają integracji między rozwiązaniem ERP, a programem do serwisu?

• zamówienia w przypadku kierunku: program do serwisu – ERP
• informacje o kontrahentach, produktach, dokumentach i rozliczeniach w przypadku kierunku: ERP – program do serwisu

Jeśli specyfika albo rozmiar Twojego przedsiębiorstwa powodują, że zakres integracji pomiędzy systemem ERP i programem serwisowym powinien być szerszy, istnieje taka możliwość.

Zastanawiając się nad wyborem systemu typu service management system, z którym można zintegrować system ERP, sprawdź nasze dedykowane rozwiązanie.

Co można zintegrować dzięki wdrożeniu systemu ERP i programu serwisowego?

Informacje o kontrahentach

Wiesz już, że procesowi integracji systemów oprogramowania podlegają informacje o kontrahentach, które mogą być transportowane z systemu ERP do programu serwisowego. Zdarza się jednak też tak, że profil klienta tworzony jest bezpośrednio w systemie do obsługi zleceń. Czy istnieje wtedy możliwość odwrotnego transferu? Odpowiedź brzmi tak - integracja systemów pozwala na takie rozwiązanie. Dzieje się to wraz z eksportem danych o zamówieniu powiązanym ze zleceniem skierowanym do odpowiedniego klienta.

Dokumenty i rozliczenia

Z systemu ERP przedsiębiorstwa pobierane są informacje o różnego rodzaju dokumentach. Gdzie możesz je znaleźć w programie do serwisu z funkcją obsługi zleceń? Celem jest zachowanie spójności i porządku, dlatego też każdy dokument zostaje powiązany z klientem i znajduje się w dedykowanej zakładce w Karcie kontrahenta. Proste? Oczywiście, że tak, ponieważ wszystkie istotne ustalenia znajdujesz w jednym miejscu będącym bazą danych.

Bywa tak, że część informacji o rozliczeniach powinna znajdować się pod ręką w miejscu szybkiego dostępu. Temu służy pulpit w systemie oprogramowania, na którym możesz umieszczać widżety z dowolnie wybranymi informacjami. Chcesz śledzić proces płatności i sprawdzać, jakie faktury nie zostały jeszcze opłacone? Dodaj nową zakładkę dedykowaną temu zagadnieniu.

Baza produktów – podstawa ofert i zamówień

Obok informacji o kontrahentach integracji między dowolnym systemem ERP, a systemem zarządzania firmą serwisową podlegają także dane o produktach, które w tym drugim rozwiązaniu służą do tworzenia ofert oraz zamówień. Jak to działa?

Podczas uzupełniania szczegółów odpowiedniego dokumentu sprzedażowego, informacje o produkcie nie muszą być wypełniane ręcznie. Wystarczy skorzystać z bazy produktów pobieranej z programu ERP, wybrać odpowiedni element, a wszystkie informacje zostaną uzupełnione automatycznie z uwzględnieniem aktualnych danych i indywidualnych ustaleń.

Integracja ERP i programu do zleceń - podsumowanie

Wiesz już czym jest oprogramowanie klasy ERP i program do obsługi zleceń, a także na czym polega integracja systemów w przedsiębiorstwie. Jeśli poszukujesz systemu do zarządzania serwisem, który będzie idealnie współgrał z użytkowanym przez Ciebie programem handlowo-magazynowym, skontaktuj się z nami – przedstawimy dostępne możliwości: koszt integracji ERP i programu serwisowego, listę najpopularniejszych systemów ERP możliwych do integracji z naszym rozwiązaniem, a także sposób na wykonanie niestandardowej integracji z dowolnym systemem ERP mającym zastosowanie w Twojej organizacji.