Narzędzia CRM online do pracy zdalnej

Zarządzanie zdalnym zespołem może spędzać sen z powiek niejednemu kierownikowi zespołu. Przeczytaj ten artykuł i sprawdź, jak łatwo możesz zapanować nad pracą wieloosobowej grupy na odległość z CRM online.

Dowiesz się:

• Jak radzić sobie z wyzwaniami, które generuje zdalna praca,
• Jak ze zdalną pracą radzimy sobie my jako firma,
• Jak CRM online pomaga w pracy na odległość.

Nowe reguły pracy

Od początku pandemii minął już rok i zdążyliśmy się już przyzwyczaić do zmiany naszych przyzwyczajeń dotyczących sposobu pracy. Biuro zamieniliśmy na dom, open-space’y na kanapę w salonie, a pogaduszki przy biurowym ekspresie do kawy przekształciliśmy w calle na Skype. Mnóstwo firm zostało wystawionych na trudny sprawdzian umiejętności szybkiego dostosowania się do nowej rzeczywistości. A jak poradziła sobie Twoja firma? Próbowaliście już różnych sposobów, ale żadne nie sprawdziło się w 100%? Zobacz, jak radzimy sobie z tym tematem w naszej firmie. Być może spodoba Ci się to, jak działamy i wdrożysz podobne rozwiązania u siebie.

Jako producent systemu CRM naszym podstawowym narzędziem pracy zdalnej jest oczywiście… system CRM!

CRM to rozwiązanie kojarzone przede wszystkim (zresztą słusznie) z zarządzaniem relacjami z klientami. To jednak nie tylko baza przydatnych informacji o klientach, ale w obecnej dobie także kopalnia wiedzy na temat wewnętrznej sytuacji firmy. Łączy różne elementy przedsiębiorstwa, wspomagając codzienną, zdalną pracę.

Monitorowanie pracy i wykonywanych zadań z CRM online

Fakt, że nie widzisz swoich pracowników wykonujących obowiązki z różnych zakątków miasta, kraju, czy nawet świata, nie oznacza, że znikają Twoje możliwości kontroli nad działaniami zespołu. W CRM-ie online możesz monitorować pracę działów handlowych, marketingowych i projektowych.

Z jakich narzędzi CRM korzystamy, żeby weryfikować ogólną aktywność pracowników?

• Rejestrowanie zdarzeń pracowników to nic innego jak raport, w którym pracownicy zaznaczają co robili w ciągu dnia i ile zajmowało im to czasu. Można wybrać charakter zdarzenia - spotkanie, kontakt z klientem itp.


• Współdzielone kalendarze - miejsce, w którym kierownicy i inni pracownicy mogą sprawdzać aktualne plany ich kolegów i koleżanek. Przydatne, gdy muszą wspólnie nad czymś popracować.





• Wyznaczanie celów - to opcja, która pomaga sprawdzić poziom realizacji celu wyznaczonego pracownikowi nawet nie kontaktując się z nim.


• Raporty - generowane automatycznie i mogące przedstawić w przystępny sposób wszelkie dane zapisane w systemie.

Jak można monitorować pracę handlowców? To banalnie proste, potrafi to wiele CRM-ów online.

• Pisaliśmy wyżej o współdzielonych kalendarzach. Handlowcy uzupełniają w nich spotkania i rozmowy telefonicznie. Po kontakcie mogą dodać notatkę, jak im poszło.


• Obsługa leadów i szanse sprzedaży w widoku Kanban - to tablica, dzięki której w łatwy sposób sprawdzisz na jakim etapie lejka sprzedażowego są poszczególne szanse. Znajdziesz tu informacje, ustalenia z klientem, czy powiązane oferty. Kompletna wiedza o potencjalnej transakcji.



• Kartoteka kontrahenta - miejsce, w którym uprawnione osoby mogą sprawdzić ustalenia z klientem, jego dane, a także dokumenty np. rozliczenia.

Nasz CRM ma dodatkowe „smaczki”, które pozwalają monitorować pracę działów handlowych jeszcze skuteczniej. Przykładem jest aplikacja mobilna i możliwość lokalizowania handlowców na mapie. Nagraliśmy na ten temat osobny odcinek, jeśli chcecie zobaczycie go tutaj tutaj.

“W naszej firmie zarządzamy też projektami”

Zapytacie: Jak zarządzać nimi zdalnie? Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Na rynku jest wiele narzędzi do zarządzania projektami, które mogą sprawdzić się w Twojej firmie. Nasze rozwiązania sprawdzą się świetnie, jeśli szukasz kompleksowości, czyli jednego systemu, który obejmie wszystkie obszary firmy.

Zespoły odpowiadające za projekty dostarczają efekt w postaci grupy zadań wykonanych w ramach danego projektu. To pole do popisu dla wbudowanych w nasz CRM narzędzi takich jak tablica Kanban czy widok Gantt. Kanban to miejsce w którym jak na dłoni widać projekty i zadania projektowe oraz etapy na jakich się znajdują. Jest to bardzo intuicyjne narzędzie, przepływ zleceń odbywa się za pomocą drag&drop. Pracownicy uzupełniają tu czas poświęcony na wykonanie zadań oraz szacują ile pozostało do zakończenia. To wszystko sprawia, że jeden rzut oka na Kanbana wystarczy, żeby mieć pogląd na to, jak wygląda bieżąca sytuacja w realizacji.

Komunikacja w firmie

Najważniejsza sprawa w pracy zdalnej - komunikacja. Bez niej będziecie błądzić jak we mgle. W takiej sytuacji warto włączyć sobie światła przeciwmgielne. Takimi światłami może być wbudowany w CRM komunikator. W Questy używamy go do omawiania tematów zawodowych. Ułatwia rozmowy na konkretne tematy, bo pozwala wiązać wiadomości z zadaniami, dokumentami, czy mailami. To proste.

Z pewnością wypracowaliście sobie do tej pory jakiś kanał komunikacji. Odpowiedz sobie, czy jest skuteczny.

Słowo o bezpieczeństwie

O tym mówi się za mało. Dane wychodzące poza firmę mogą być narażone na dostęp przez niepowołane osoby. Szukając systemu CRM online do zdalnej pracy dokładnie zweryfikuj opcje bezpieczeństwa zapewniane przez producenta, bo te nie zawsze są oczywiste. My ze swojej strony zapewniamy międzynarodowe standardy bezpieczeństwa danych. Wdrożyliśmy certyfikat ISO 27001, korzystamy z najlepszych hostingów, nasze systemy mają bardzo rozbudowane mechanizmy zarządzania uprawnieniami dostępu do poszczególnych informacji.

Podsumowanie

Praca zdalna to już od jakiegoś czasu standard. Różne firmy radzą sobie z nią lepiej lub gorzej. My, dzięki rozwiązaniom, opisanych w tym artykule, radzimy sobie naprawdę nieźle. To tylko niektóre przykłady opcji, z których możesz korzystać, decydując się na nasz CRM online. Dostosujemy możliwości rozwiązania do procesów zachodzących w Twojej firmie, dlatego można powiedzieć, że Tworzymy oprogramowanie szyte na miarę.