7 problemów Twojego serwisu – jak je rozwiązać

Jak uporządkować pracę działu serwisu? Jak zoptymalizować niektóre procesy zachodzące w Twojej organizacji? Jak usprawnić komunikację z klientami, a także wewnątrz serwisu? Jak zrezygnować z papierowych protokołów serwisowych i zastąpić je wersją elektroniczną? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w kolejnym odcinku z serii „Zarządzanie serwisem online”.

Wyzwania serwisu

Rozważając wdrożenie systemu do zarządzania zleceniami najpierw zastanów się, jakie problemy biznesowe ma on rozwiązać oraz jakich korzyści Twoja firma oczekuje po zakończeniu procesu wdrożenia.
Jakie problemy najczęściej wymieniają nasi potencjalni klienci?

• Brak zintegrowanej bazy informacji o klientach, lokalizacjach, urządzaniach serwisowanych, czy zleceniach serwisowych
• Kłopotliwy sposób komunikacji wewnątrz serwisu
• Niespójna komunikacja z klientami i podwykonawcami
• Brak rozwiązania pozwalającego na monitorowanie pracy wykonywanej w terenie
• Wykorzystywanie w codziennej pracy przestarzałego oprogramowania, które nie spełnia potrzeb serwisu
• Firmowe dane przechowywane są w wielu różnych systemach i aplikacjach
• Opieranie dokumentacji zleceń na papierowych protokołach serwisowych

Jak je rozwiązać?

Jeśli którykolwiek z elementów powyższej listy jest bliski Twojej firmie serwisowej to koniecznie czytaj dalej. W poniższych punktach wyjaśniamy jak nasze rozwiązania pomagają rozwiązać wszystkie wymienione wyżej problemy.

1. Zintegrowana karta kontrahenta
To miejsce, w którym znajdują się wszystkie informacje na temat danego klienta. Karta podzielona jest na kilka zakładek, tak, aby zachować maksymalny porządek i przejrzystość. Każdą informację można błyskawicznie odszukać. Zakładki przedstawiają pełen przekrój danych. Od podstawowych, takich jak nazwa firmy, adresy, NIP czy numery telefonów do osób kontaktowych po listę dokumentów handlowych. Wybierając odpowiednią zakładkę możesz natychmiast sprawdzić listę zleceń serwisowych, które realizujesz dla danego klienta. W podobny sposób przejdziesz do listy jego serwisowanych urządzeń.


2. Baza urządzeń
W tym miejscu znajdziesz uporządkowany spis wszystkich serwisowanych przez Twoją firmę urządzeń. Każde z nich posiada swój indywidualny numer seryjny i przypisane jest do danego klienta. Baza może być wyświetlana w formie listy i filtrowana w wybrany sposób. Twoi serwisanci zawsze szybko odnajdą zlecenie powiązane z konkretnym urządzeniem i firmą.


3. Zlecenia serwisowe w jednym miejscu
Nasze rozwiązanie pozwoli Twojemu serwisowi korzystać ze spójnej bazy wiedzy o zleceniach serwisowych. Kartę zlecenia można uzupełnić o dane takie jak nazwa klienta, kontakty, adresy czy urządzenia serwisowane powiązane ze zleceniem. Z poziomu karty natychmiast określisz typ zlecenia (np. serwis, przegląd, naprawa gwarancyjna), a także przypiszesz do niego osobę odpowiedzialną. Możliwości dopasowania do potrzeb są naprawdę duże, kartę można wzbogacić o dowolne pola, które są potrzebne Twojej firmie w codziennej pracy.





4. Tablica i kalendarz zleceń
Zarządzanie serwisem wymaga narzędzia, które pozwala w dowolnym momencie określić bieżący status wszelkich zleceń. Doskonałym sposobem na to jest duet tablicy Kanban z kalendarzem zleceń. To pierwsze przedstawia przepływ zleceń w graficzny sposób, pozwalając ograniczyć marnotrawstwo zasobów i ustalać priorytety pracy serwisantów. Tablica Kanban to także prosty sposób na monitorowanie i eliminację „wąskich gardeł” w poszczególnych etapach pracy nad zleceniami. Kalendarz zleceń pozwoli kierownikowi serwisu intuicyjnie zaplanować pracę każdego serwisanta, błyskawicznie weryfikując którzy z nich mają mniejsze obłożenie w danym dniu tygodnia.


5. Panel dla klientów
Komunikacja z klientem to niezwykle ważny element pracy serwisu. Z panelem klienta w programie do serwisu nie musisz angażować pracowników firmy w kontakt z kontrahentami. Wdrożenie panelu pozwoli klientom samodzielnie dodawać zgłoszenia, sprawdzić status zlecenia czy zweryfikować regulamin Twoich usług. Chcesz przekazywać klientom więcej informacji? Żaden problem. Do panelu możesz dodać także listę faktur sprzedaży i powiązanych urządzeń. Twoi klienci na pewno docenią możliwość ustawienia automatycznych powiadomień o zmianie statusu zlecenia. Daj im znać, że reklamacja została rozpatrzona. Powiadom ich o zakończeniu naprawy. SMSem albo mailem.



6. Błyskawiczne protokoły serwisowe
Elektroniczne protokoły serwisowe wystawiane jednym kliknięciem są ogromne ułatwieniem dla firmy serwisowej. To czytelne dokumenty (z możliwością wygenerowania PDF) przedstawiające najważniejsze informacje wypełniane przez pracowników. Zawartość protokołów jest pełni elastyczna, możesz ustalić ich wygląd i rodzaj informacji. Serwisanci będą zadowoleni, bo nie muszą wypełniać ręcznie druków. Klienci też, bo wraz zakończeniem zlecenia natychmiast otrzymują podsumowanie z pełną informacją o jego przebiegu.


7. Aplikacja mobilna
Twoi serwisanci wykonują pracę także zdalnie, u klientów? Skorzystaj z naszej serwisowej aplikacji na urządzenia z systemami Android i iOS. Usprawnia ona rejestrowanie informacji o zleceniach w terenie, a także umożliwia monitorowanie pracy serwisantów oraz ich lokalizacji na mapie. Świetnie może sprawdzić się też wysyłanie powiadomień o nowych zleceniach na urządzenie serwisanta. Aplikacja wskaże też adres kolejnego zlecenia i ułatwi nawigację do miejsca docelowego. Dzięki natychmiastowej aktualizacji statusów zlecenia kierownik monitorując tablicę zleceń w bazowym systemie do serwisu jest zawsze na bieżąco i nie musi dopytywać pracowników na jakim etapie pracy są w danym momencie.

Rozwiąż problemy swojego serwisu bez wysiłku

Wybierz odpowiednie oprogramowanie dla swojego serwisu i staw czoła wszystkim wymienionym w artykule wyzwaniom. Zdecyduj się na rozwiązania serwisowe na miarę XXI wieku i z łatwością wyprzedź konkurencję.