Wsparcie sprzedaży – jak CRM może pomóc menedżerom sprzedaży?
System CRM to narzędzie informatyczne, którego głównym celem jest pomoc przedsiębiorstwom funkcjonującym na rynku w usprawnianiu działań z zakresu zarządzania relacjami z klientem. W związku z tym, z jego możliwości korzystają najczęściej działy handlowe, które posiadają bezpośredni kontakt z kontrahentami i mają największy wpływ na nawiązywanie oraz poszerzanie zakresu współpracy. W praktyce oznacza to, że jednym z ważniejszych obszarów, któremu służy CRM jest wsparcie sprzedaży.
Menedżer sprzedaży jako osoba zarządzająca całym działem ponosi największą odpowiedzialność za prowadzone działania, a także posiada ogrom pracy do wykonania. Nie tylko dba o relacje z klientami, ale odpowiada za planowanie i koordynację zadań czy też analizę osiąganych wyników. Natłok obowiązków często powoduje, że problemem staje się skuteczność wykonywanych aktywności, a genialne kompetencje kierownika nie są w stanie sprostać coraz większym wymaganiom. To moment, w którym warto zainteresować się wsparciem rozwiązań informatycznych i zastanowić się nad wdrożeniem systemu CRM.
Przeczytaj poniższy artykuł lub zapoznaj się z materiał wideo, aby dowiedzieć się jak CRM może pomóc w pracy szefa działu sprzedażowego i jakie elementy systemu powinny być dla niego najistotniejsze.
Pulpit pracy – bieżące wsparcie sprzedaży?
Pulpit pracy to funkcja systemu CRM, której zadaniem jest nie tyle wsparcie sprzedaży samej w sobie, ale pomoc w bieżącym analizowaniu sytuacji przedsiębiorstwa, co z kolei przekłada się na wyniki osiągane w obszarze sprzedażowym. Istotą mechanizmu jest możliwość samodzielnego dostosowania elementów (zakładek oraz poszczególnych widgetów), które mogą znaleźć się na omawianym widoku.
W przypadku menedżera sprzedaży, który chce działać w efektywny sposób i być na bieżąco z działaniami prowadzonymi w firmie, układ zakładek może wyglądać następująco:
- Moje zadania – zakładka zawierająca aktywności właściciela pulpitu, która poprzez dobór odpowiednich widgetów umożliwia stałe monitorowanie podstawowych działań – zaplanowanych w kalendarzu zadań, a także celów ustalonych na dany okres.
- Aktywność handlowców – miejsce istotne dla menedżera sprzedaży, ponieważ stwarza możliwość śledzenia aktywności podejmowanych przez jego podwładnych. Jest to element kontroli pozwalający na ocenę terminowości realizacji zadań, skrupulatności przy tworzeniu historii relacji z klientem poprzez odpowiednie opisywanie zdarzeń, czy też postępu w dążeniu do osiągania celów sprzedażowych.
- Szanse sprzedaży
- Ofertowanie
- Zamówienia
- Sprzedaż
Chcesz dowiedzieć się więcej o pulpicie pracy? Stworzyliśmy specjalny materiał na ten temat. Zapraszamy do zapoznania się z jego treścią.
Poszukujesz wsparcia sprzedaży prowadzonej przez Twoje przedsiębiorstwo?
Napisz do nas, aby uzyskać dostęp do bezpłatnej 30-dniowej wersji systemu CRM
Umów konsultację
Cała wiedza o kontrahencie w jednym miejscu
CRM to wsparcie sprzedaży i dbałość o relacje z klientami. Jaki mechanizm może być pomocą dla menedżera w tym aspekcie? Niezwykle istotna jest spójna i systematycznie tworzona baza kontrahentów, która zawiera wszystkie te informacje, które są kluczowe z punktu widzenia danej działalności.
Baza kontrahentów to lista wszystkich firm (B2B) lub osób (B2C), z którymi została nawiązana relacja, którą należy stale utrzymywać i rozwijać. Szczegółowe dane o każdym kliencie znajdują się natomiast w dedykowanych kartach kontrahentów. Taki sposób organizacji sprawia, że zarządzający bazą menedżer sprzedaży z łatwością może dotrzeć do istotnych w danym momencie informacji, co usprawnia proces obsługi interesantów i wpływa na wizerunek przedsiębiorstwa.
Szczegóły w karcie kontrahenta
Karty kontrahentów podzielone są na tematyczne zakładki, które jeszcze głębiej porządkują zawarte w nich informacje. Poznaj najistotniejsze z punktu widzenia menedżera sprzedaży.
- O firmie – zakładka, która stanowi zbiór podstawowych informacji o firmie (nazwa, NIP, osoby powiązane), a także gromadzi dane kontaktowe, adresowe oraz stanowi źródło wiedzy o elementarnych aspektach zawartej relacji (np. opiekun, forma płatności, rodzaj dostawy, czy grupa cennikowa).
- Finanse – miejsce, w którym menedżer sprzedaży może na bieżąco śledzić rozliczenia powiązane z danym klientem. Po pierwsze, ma on dostęp do nieuregulowanych należności i zobowiązań, a po drugie – może analizować łączne obroty netto generowane w obecnym i poprzednich miesiącach.
- Dokumenty – zakładka mająca wpływ na wsparcie sprzedaży poprzez możliwość automatycznego zapisywania i powracania w razie potrzeb do powiązanych z kontrahentem szans sprzedaży, zamówień, ofert handlowych, faktur, płatności oraz dokumentów magazynowych.
- Rabaty – głównym elementem, który menedżer sprzedaży może sprawdzić w tak zatytułowanej zakładce jest oczywiście poziom rabatowy przypisany danemu klientowi. Nie jest to jednak jedyna możliwość – szef działu handlowego może, zgodnie z potrzebami i ustaleniami z kontrahentem edytować wprowadzony wcześniej rabat, a także dodawać nowe. Dodatkowo, w tym miejscu podejrzeć można cenniki przypisane do poszczególnych klientów, które ze względu na indywidualny proces obsługi mogą się nieco różnić.
- Atrybuty – zakładka, którą można określić jako miejsce segmentacji klienta dokonywanej poprzez przypisywanie mu określonych cech. W związku z różnymi potrzebami przedsiębiorstw i odmiennymi profilami działalności, każdy zespół sprzedażowy na czele z kierownikiem może samodzielnie określić pola znajdujące się w niniejszej zakładce.
- Zadania i zdarzenia – najważniejsza zakładka w kontekście budowania trwałej relacji z klientem. Obejmuje ona zadania, czyli aktywności zaplanowane do zrealizowania oraz zdarzenia, które podsumowują dotychczas wykonane działania. Jest ona niezwykle istotna dla szefów sprzedaży, ponieważ pozwala na bieżąco monitorować pracę handlowców i śledzić ich dokonania względem klientów
Zarządzanie szansami – skuteczne wsparcie sprzedaży
Jednym z ważniejszych zadań menedżera sprzedaży jest dbałość o efektywny sposób prowadzenie działań sprzedażowych. W tym aspekcie CRM można określić jako ogromne wsparcie sprzedaży i pomoc dla kierownika, ponieważ stwarza on możliwość analizowania postępów w pozyskiwaniu nowych kontrahentów. Służy temu moduł szans sprzedaży funkcjonujący w trzech spełniających rożne role widokach.
Pierwszą możliwością jest klasyczna wersja szans sprzedaży, która umożliwia ich analizę z uwzględnieniem podziału na etapy procesu sprzedażowego. Taki sposób przedstawienia pozwala menedżerowi na bieżąco monitorować poszczególne szanse obsługiwane przez handlowców i śledzić rozwój potencjalnej współpracy.
Dodatkowymi elementami widoku klasycznego są:
- wartości poszczególnych szans,
- możliwość poznania szczegółów każdej szansy (poprzez dwukrotne kliknięcie w nią),
- informujące o terminowości zadań powiązanych z szansą.
Jeżeli jako menedżer potrzebujesz dokonać analizy wyników osiągniętych przez Twój zespół i sprawdzić, jak kształtowały się wygrane szanse wraz z ich wartościami na przestrzeni miesięcy, możesz skorzystać z drugiej opcji – widoku zegara. To niezwykłe wsparcie sprzedaży w aspekcie odpowiedniego planowania targetów na przyszłość.
Trzecią opcją jest lista, która stanowi podsumowanie wszystkich szans – wygranych, przegranych oraz otwartych, które pojawiły się kiedykolwiek w Twoim przedsiębiorstwie. Jako menedżer sprzedaży możesz wykorzystać tę możliwość systemu do głębszej analizy prowadzonych działań poprzez filtrowanie po wybranych aspektach – tytule, statusie, dacie otwarcie, dacie zamknięcia, opiekunie lub źródle pozyskania.
Doskonal swój biznes analizując podejmowane działania
Wsparcie sprzedaży to nie tylko dbanie o aspekt pozyskiwania nowych klientów i budowania relacji z nimi. Celem każdego przedsiębiorstwa powinno być ciągłe doskonalenie oparte na zbieraniu danych, szczegółowej analizie, a następnie podejmowaniu decyzji prowadzących do rozwoju biznesowego. CRM pomaga menedżerowi sprzedaży w tym aspekcie, wyposażając go w różnorodne raporty systemowe. Elementami, które warto analizować za pomocą przejrzystych zestawień są:
- utracone szanse i ich przyczyny,
- aktywność handlowców,
- konwersja lejka i etapy na, których pojawia się najwięcej utrat.
Warto podkreślić, że nie sama analiza jest najważniejsza. Istotna jest także umiejętność sformułowania wniosków i przełożenia ich na usprawnienie prowadzonego procesu sprzedażowego. Tylko w taki sposób wsparcie sprzedaży oferowane przez CRM zostanie wykorzystane w pełnym wymiarze.
Poszukujesz wsparcia sprzedaży prowadzonej przez Twoje przedsiębiorstwo?
Napisz do nas, aby uzyskać dostęp do bezpłatnej 30-dniowej wersji systemu CRM
Umów konsultację
Kalendarz i zadania – planowanie i koordynacja
Inną istotną funkcją CRM-a, która pośrednio wpływa na wsparcie sprzedaży, a bezpośrednio usprawnia codzienną pracę każdego menedżera jest Kalendarz. To moduł, który umożliwia sprawne planowania działań poszczególnych handlowców poprzez możliwość przydzielania im zadań. Dodatkowo realizuje on również funkcję kontrolną – kierownik może monitorować plany swoich pracowników i terminowość realizowanych przez nich obowiązków.
Kalendarz, podobnie jak moduł szans sprzedaży, posiada więcej niż jeden widok. Drugą możliwością jest wyświetlanie zadań oraz zdarzeń w postaci listy – daje to możliwość zbiorczego analizowania działań podejmowanych przez handlowców wraz z notatkami, które są niezbędnym elementem pracy w systemie CRM.
Wspieraj sprzedaż tworząc spójne dokumenty
Na dokumenty w programie CRM składają się:
- oferty handlowe,
- zamówienia,
- faktury sprzedaży,
- faktury zakupu,
- repozytorium plików.
Zaletą CRM-a w tym kontekście jest to, że umożliwia on tworzenie jednolitych wzorów dokumentów. Dlaczego ustandaryzowane dokumenty mają tak ogromne znaczenie w każdym przedsiębiorstwie? Odpowiedź jest prosta – pozwalają zachować spójny sposób obsługi klienta i w ten sposób wpływają na pozytywny wizerunek firmy.
Dodatkowo tworzenie dokumentów w systemie CRM wpływa na wsparcie sprzedaży – pozwala dokonywać cennych analiz, które przyczyniają się do późniejszych usprawnień biznesowych. Przykładowo – generowane w CRM oferty zapisują się w systemie i służą do tworzenia zestawień raportowych określających popularność poszczególnych produktów wśród Twoich klientów.
Pracując jako menedżer sprzedaży warto zwrócić uwagę na jedną z zakładek w Dokumentach, która zatytułowana jest “Zamówienia klienta”. Jest to miejsce, w którym gromadzone są wszystkie pojawiające się zamówienia oraz wszelkie szczegółowe informacje pozwalające na sprawną obsługę kontrahentów i późniejszą ich analizę.
Zarządzanie uprawnieniami
Ważnym działaniem podejmowanym przez menedżera sprzedaży w systemie CRM jest zarządzanie uprawnieniami. Aby zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo danych przechowywanych w rozwiązaniu informatycznym konieczne jest ograniczenie dostępu poszczególnych funkcji innym pracownikom.
W skład opisywanego w tym momencie modułu wchodzi również możliwość śledzenia działań pracowników podejmowanych na ich skrzynkach pocztowych – dzięki temu jako menedżer sprzedaży jesteś na bieżąco z kontaktami z kontrahentami i wiesz, jak przebiega praca handlowców.
Podsumowanie
Praca menedżera sprzedaży jest złożona i wieloaspektowa – musi mierzyć się on z wieloma wyzwaniami i sprawnie funkcjonować w przynajmniej kilku obszarach. W toku rozwoju firmy często zdarza się, że jego kompetencje (mimo, iż są bardzo wysokie) muszą zostać wsparte rozwiązaniem informatycznym – np. CRM-em.
Jeżeli znajdujesz się na takim etapie i wsparcie sprzedaży jest Ci potrzebne, skontaktuj się z nami. Porozmawiamy o Twoich potrzebach i dobierzemy rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twojej firmy.
Poszukujesz wsparcia sprzedaży prowadzonej przez Twoje przedsiębiorstwo?
Napisz do nas, aby uzyskać dostęp do bezpłatnej 30-dniowej wersji systemu CRM
Umów konsultację
Polecamy również:
