Ofertowanie w CRM: jak zarządzać tym procesem?

W najnowszej odsłonie naszego vloga “System CRM w zarządzaniu” opowiemy Wam kilka słów o jednym z etapów procesu sprzedaży, jakim jest ofertowanie. Z naszej perspektywy krok ten jest kluczowy przy podejmowaniu decyzji przez potencjalnego klienta i w dużej mierze decyduje o tym, czy skorzysta on z naszej oferty usług czy też raczej wybierze się do konkurencji. Dlatego w pierwszej kolejności najpierw omówimy sobie najczęstsze problemy występujące w procesie tworzenia ofert a następnie zastanowimy się, jak wykorzystać CRM jako program do tworzenia ofert handlowych.

Najczęstsze problemy w procesie ofertowania

Brak dostępu do wszystkich ofert przygotowywanych przez dział sprzedaży. Często chcąc szybko przygotować ofertę handlową zapisujemy ją jedynie na dysku swojego komputera lub, jeżeli tylko o tym pamiętamy, przesyłamy ją na dysk współdzielony. Skutkiem tego handlowcy nie zawsze mają prosty i szybki dostęp do wszystkich przygotowanych dla danego klienta ofert.

Każdy handlowiec ma inny wzór oferty handlowej. Jeśli przygotowujemy oferty danym klientom w Wordzie, Excelu albo innym podobnym narzędziu, to każdy z handlowców może wprowadzać swoje modyfikacje do szablonu oferty. Powoduje to, że każda oferta tak naprawdę może się od siebie różnić, a dokumentom wystawianym przez nasze przedsiębiorstwo brakuje spójności. Tym samym różni się także proces obsługi klienta.

Dublowanie ofert. Czasami zdarza się tak, że jeden klient z różnych względów jest obsługiwany przez kilku handlowców. Jeśli nie mamy spójnej i dostępnej dla wszystkich bazy ofert, może zdarzyć się, że podczas ofertowania przedstawimy mu dwie oferty na zupełnie różnych warunkach.

Przygotowywanie oferty trwa za długo. Pracownicy działu handlowego często skarżą się, że zajmuje im to za dużo czasu, który mogliby poświęcić na ważniejsze zadania, takie jak budowanie relacji z kontrahentami.

Bierność po wysłaniu oferty. Zdarza się tak, że handlowcy dokonują wysyłki ofert mailem do nowych klientów i następnie biernie czekają na jej zaakceptowanie. A tak naprawdę nie mamy przecież pewności, że dokument oferty w ogóle trafił do klienta i czy na pewno spełnia wszystkie jego oczekiwania. Poprzestanie na przesłaniu klientowi oferty mailem to ogromny błąd.

Niewysłanie oferty. Czasami niestety też zapominamy o dostarczaniu ofert klientom. W najlepszym przypadku, jeśli sami się przypomną, ryzykujemy utratą wizerunku i zmniejszamy prawdopodobieństwo sukcesu. Jeśli zaś nie przypomną nam o tym, szansa na sukces spada niemal do zera i bardzo prawdopodobne będzie odrzucenie oferty, jeszcze zanim dotrze ona do potencjalnego kontrahenta.

Wysłanie nieaktualnej oferty. W przypadku, gdy w naszym portfolio produktów lub usług znajduje się bardzo wiele pozycji, możliwa jest sytuacja, że zaproponujemy danym klientom pozycje, których nie ma już w katalogu lub są opisane innymi zmiennymi. Akceptacja oferty przygotowanej na podstawie nieaktualnych danych może przyczynić się do napięć i wpłynąć negatywnie na relację z kontrahentem.

Brak wiedzy na temat ilości i wartości ofert. Ostatnim bardzo istotnym punktem są elementy związane z raportowaniem. Managerowie lub członkowie zarządu często nie mają szczegółowych statystyk dotyczących danych ofert handlowych – ich ilości, wartości czy też informacje o tym, jakie kategorie produktowe są oferowane najczęściej.

Moduł CRM ofertowanie

Jak uniknąć powyższych problemów i jednocześnie udoskonalić swoje ofertowanie? CRM okazuje się w tym bardzo pomocny. Omówimy teraz te z funkcjonalności systemu (moduł CRM ofertowanie), dzięki którym możliwe jest usprawnienie, uporządkowanie oraz przyspieszenie procesu przygotowywania ofert.

Szablony ofert pozwalają na spójność

Moduł ofertowania w programie CRM posiada jedną, wspólną bazę ofert – jest ona dostępna zarówno na liście wszystkich ofert jak i w kartotece danego kontrahenta w odpowiedniej sekcji.

Przygotowanie dokumentu z wykorzystaniem wzoru oferty handlowej dostarczanej przez CRM system ofertowania klientów składa się tak naprawdę z kilku szybkich kroków:

• wyboru kontrahenta,
• zdefiniowania parametrów takich jak forma płatności lub rodzaj dostawy,
• wybór pozycji oferty i zdefiniowanie cen,
• wygenerowanie dokumentu w formacie PDF lub bezpośrednie wysłanie go drogą mailową.

Przekształcanie zaakceptowanej oferty w zamówienie jest proste, zajmuje mało czasu i eliminuje możliwość popełnienia błędu przy przepisywaniu danych. Praca w programie do tworzenia ofert przekłada się także na efektywną obsługę klientów.

Zadania powiązane z ofertami tworzonymi w CRM

Dzięki systemowi CRM handlowcy mogą samodzielnie planować sobie zadania względem nowej oferty – na przykład telefonicznego omówienia jej z klientem. Możemy zadbać też o to, aby system po zapisaniu takiego dokumentu automatycznie utworzył handlowcowi zadanie, które pozwoli zadbać o nieodrzucenie oferty. W takim przypadku musielibyśmy indywidualnie ustalić, jak taki mechanizm ma działać – moduł CRM ofertowanie jest narzędziem elastycznym i pozwala tutaj na zastosowanie różnych podejść.

Raporty dotyczące przygotowanych w systemie CRM ofert

Teraz kwestia wiedzy kierownika na temat dokumentów ofert przygotowanych przez zespół do spraw obsługi klienta. Dzięki systemowi CRM tworzenie raportów i zestawień następuje w sposób automatyczny, a manager może w łatwy i szybki sposób przejrzeć dane i statystyki dotyczące procesu ofertowania – na przykład ilości dostarczanych ofert klientom, ich wartości czy też grup produktowych, które są proponowane klientom.

Dzięki tym prostym funkcjom system zarządzania relacjami z klientami może wspomóc proces składania ofert i pozwolić realizować efektywną obsługę klientów.

Proces ofertowania w CRM – podsumowanie

Dzięki CRM tworzenie ofert staje się przyjemnością. Program do tworzenia ofert sprawia, że łatwiejsza staje się organizacja systemu pracy handlowców. Dzięki niemu nie przystaną oni tylko na przesłaniu klientowi oferty i będą pamiętać o dalszych krokach koniecznych do realizacji. Ty jako osoba zarządzająca będziesz mieć możliwość przygotować szablon oferty - spójnej i dostępnej dla wszystkich zainteresowanych pracowników. Zadbasz w ten sposób o wizerunek swojej dużej, średniej lub małej firmy.

Oczywiście, CRM to coś więcej niż tylko program do generowania ofert. Więcej funkcji i zastosowań tego rozwiązania znajdziesz, między innymi, tutaj:

• Wdrażanie kultury pracy z CRM w organizacji
• Zarządzanie pracą zespołu marketingu w systemie CRM
• Lejek sprzedaży – wsparcie dla działu handlowego