Ofertowanie w CRM: jak zarządzać tym procesem?

Ofertowanie w CRM: jak zarządzać tym procesem?


W najnowszej odsłonie naszego vloga “System CRM w zarządzaniu” opowiemy Wam kilka słów o jednym z etapów procesu sprzedażowego, jakim jest ofertowanie. Z naszej perspektywy krok ten jest kluczowy przy podejmowaniu decyzji przez potencjalnego klienta i w dużej mierze decyduje o tym, czy skorzysta on z naszych usług czy też raczej wybierze się do konkurencji. Dlatego w pierwszej kolejności najpierw omówimy sobie najczęstsze problemy występujące w procesie tworzenia ofert a następnie zastanowimy się, jak wykorzystać CRM jako program do ofertowania.



Najczęstsze problemy w procesie ofertowania

Brak dostępu do wszystkich ofert przygotowywanych przez dział sprzedaży. Często przygotowując ofertę handlową zapisujemy ją jedynie na dysku swojego komputera lub, jeżeli tylko o tym pamiętamy, przesyłamy ją na dysk współdzielony. Skutkiem tego handlowcy nie zawsze mają prosty i szybki dostęp do wszystkich przygotowanych dla danego klienta ofert.

Każdy handlowiec ma inny wzór oferty. Jeśli przygotowujemy oferty w Wordzie, Excelu albo innym podobnym narzędziu, to każdy z handlowców może wprowadzać swoje modyfikacje do szablonu oferty. Powoduje to, że każda oferta tak naprawdę może się od siebie różnić, a dokumentom wystawianym przez nasze przedsiębiorstwo brakuje spójności.

Dublowanie ofert. Czasami zdarza się tak, że jeden klient z różnych względów jest obsługiwany przez kilku handlowców. Jeśli nie mamy spójnej i dostępnej dla wszystkich bazy ofert, może zdarzyć się, że przedstawimy mu dwie oferty na zupełnie różnych warunkach.

Przygotowywanie oferty trwa za długo. Handlowcy często skarżą się, że zajmuje im to za dużo czasu, który mogliby poświęcić na ważniejsze zadania, takie jak budowanie relacji z klientami.

Bierność po wysłaniu oferty. Zdarza się tak, że handlowcy wysyłają ofertę do klientów i następnie biernie czekają na jej zaakceptowanie. A tak naprawdę nie mamy przecież pewności, że dokument w ogóle trafił do klienta i czy na pewno spełnia wszystkie jego oczekiwania.

Niewysłanie oferty. Czasami niestety też zapominamy przesłać do klienta naszą ofertę. W najlepszym przypadku, jeśli sam się przypomni, ryzykujemy utratą wizerunku i zmniejszamy prawdopodobieństwo sukcesu. Jeśli zaś nie przypomni nam o tym, szansa na sukces spada niemal do zera.

Wysłanie nieaktualnej oferty. W przypadku, gdy w naszym portfolio produktów lub usług znajduje się bardzo wiele pozycji, możliwa jest sytuacja, że zaproponujemy klientowi pozycje, których nie ma już w katalogu lub są opisane innymi zmiennymi.

Brak wiedzy na temat ilości i wartości ofert. Ostatnim bardzo istotnym punktem są elementy związane z raportowaniem. Managerowie lub członkowie zarządu często nie mają szczegółowych statystyk dotyczących ofert – ich ilości, wartości czy też informacje o tym, jakie kategorie produktowe są oferowane najczęściej.

Chcesz poprawić proces ofertowania w Twoim biznesie?

Napisz do nas, aby zyskać dostęp do bezpłatnej 30-dniowej wersji systemu CRM


Ofertowanie a CRM

Jak uniknąć powyższych problemów i jednocześnie udoskonalić swoje ofertowanie? CRM okazuje się w tym bardzo pomocny. Omówimy teraz te z podstawowych funkcjonalności systemu, dzięki którym możliwe jest usprawnienie, uporządkowanie oraz przyspieszenie procesu ofertowania.

W systemie CRM posiadamy jedną, wspólną bazę ofert – jest ona dostępna zarówno na liście wszystkich ofert jak i w kartotece danego kontrahenta w odpowiedniej sekcji.

Przygotowanie dokumentu ofertowego składa się tak naprawdę z kilku szybkich kroków:

  • wyboru kontrahenta,
  • zdefiniowania parametrów takich jak forma płatności lub rodzaj dostawy,
  • wybór pozycji dokumentu ofertowego i zdefiniowanie cen,
  • wygenerowanie dokumentu w formacie PDF lub bezpośrednie wysłanie go drogą mailową.

Przekształcanie zaakceptowanej oferty w zamówienie jest proste, zajmuje mało czasu i eliminuje możliwość popełnienia błędu przy przepisywaniu danych.

W systemie CRM handlowcy mogą samodzielnie planować sobie zadania względem oferty – na przykład telefonicznego omówienia jej z klientem. Możemy zadbać też o to, aby system po zapisaniu takiego dokumentu automatycznie utworzył handlowcowi zadanie. W takim przypadku musielibyśmy indywidualnie ustalić, jak taki mechanizm ma działać – CRM jest narzędziem elastycznym i pozwala tutaj na zastosowanie różnych podejść.

Teraz kwestia wiedzy kierownika na temat ofert wystawianych przez jego zespół. Poprzez zestaw raportów i zestawień manager może w łatwy i szybki sposób przejrzeć dane i statystyki dotyczące procesu ofertowania – na przykład ilości przygotowywanych ofert, ich wartości czy też grup produktowych, które są proponowane klientom.

Dzięki tym prostym funkcjom system wspomagający zarządzanie relacjami z klientami może wspomóc proces składania ofert.

Chcesz poprawić proces ofertowania w Twoim biznesie?

Napisz do nas, aby zyskać dostęp do bezpłatnej 30-dniowej wersji systemu CRM

Oczywiście, CRM to coś więcej niż tylko program do ofertowania. Więcej funkcji i zastosowań tego rozwiązania znajdziesz, między innymi, tutaj: