Zlecenia cykliczne - jak nimi zarządzać?

Wykonywanie przeglądów cyklicznych może wynikać z warunków umowy z kontrahentem. Jako firma serwisująca jesteście zobowiązani do wykonania usługi np. przeglądu w określonym czasie. Niewywiązanie się z kontraktu może skończyć się karą.

Natomiast jeżeli prowadzisz serwis i zależy Ci, aby klient cyklicznie korzystał z usług Waszej firmy - zadbaj o to. W jaki sposób? Przypominaj im o możliwości wykonania usługi w odpowiednim czasie. To wcale nie musi być trudne!

Najczęściej, mówiąc o cyklicznej usłudze w obszarze serwisu, nasi kontrahenci mają na myśli przeglądy. Wyróżnia się dwa główne typy:

• dotyczące maszyn i urządzeń (serwisy kotłów, klimatyzacji, maszyn rolniczych, ekspresów do kawy,
• przeglądy techniczne budynków lub systemów zabezpieczeń.

Obsługę zleceń cyklicznych wspierają systemy do zarządzania serwisem. W przypadku serwisu maszyn, bądź urządzeń, kluczowe jest przechowywanie informacji o serwisowanych produktach. Możesz to robić w papierowym notatniku lub w excelu, ale prędzej czy później zapanuje w tym bałagan lub pojawią się problemy z aktualnością i współdzieleniem informacji w firmie.

Z pomocą przychodzą systemy do obsługi zleceń.

Jak zarządzać bazą maszyn i urządzeń z wykorzystaniem takiego rozwiązania?

System kataloguje dane, aby w łatwy sposób je odnaleźć. W zakładce “Produkty serwisowane” albo “Baza urządzeń” (nazewnictwo dowolne) znajduje się lista serwisowanych przez Twoją firmę maszyn.

Każda maszyna ma przypisany indywidualny numer seryjny oraz przypisana jest do konkretnego kontrahenta lub adresu. Klikając w numer można przejść do szczegółowej karty produktu serwisowanego. Co można w niej zobaczyć? Wszystkie informacje jakie potrzebuje Twoja firma:

• podstawowe: nazwa, numer seryjny, przypisany kontrahent,
• dowolne atrybuty np. data instalacji, specyfikacja techniczna, miejsce na dodatkowe uwagi, zdjęcia i inne,
• historię wykonanych i zaplanowanych zleceń, czyli całą historię napraw maszyny (to informacje, które mogą skrócić czas realizacji kolejnego zlecenia).

Taka lista atrybutów jest przykładowa, kartę produktu można dostosować do potrzeb Waszej firmy. Ważne, aby przechowywać tylko istotne informacje, aby nie wprowadzić dodatkowego zamieszania nieczytelną kartą. Jakie atrybuty możecie samodzielnie stworzyć? Pole typu:

• data - np. data gwarancji, data przeglądu, data instalacji,
• plik - miejsce na podpięcie plików np. karty techniczne, specyfikacje maszyny, zdjecia,
• pola tekstowe - dowolne pole na dodatkowe cechy maszyny,
• pole typu lista wyboru - jeżeli zmienne są zamkniętą listą to pole sprawdza się najbardziej,
• pole typu liczba - np. moc urządzenia.

Szybkie wyszukiwanie informacji

Zadaniem systemu do obsługi zleceń jest oszczędzenie czasu Twojego i Twoich pracowników. Jak często szukasz informacji o klientach, zleceniach lub maszynach? Możesz ten czas zaoszczędzić i spożytkować znacznie lepiej.

System do obsługi serwisu pomoże Ci szybko i sprawnie wyszukać:

• kontrahenta,
• zlecenie,
• produkt serwisowany (maszynę lub urządzenie).

Kryteria po jakich możesz wyszukiwać te obiekty są bardzo szerokie. Oprócz podstawowych pól w systemie, masz możliwość dodawania własnych, a następnie wyszukiwać konkretne informacje w oparciu o te cechy

Jakie dane przechowuje system do zleceń?

Systemy do serwisu przechowują uporządkowane bazy danych np.:

• maszyn i urządzeń,
• zleceń,
• klientów,
• dokumentów,
• produktów i części, czyli magazyn.

O bazie urządzeń napisaliśmy już dużo. Przejdźmy do kolejnych dwóch istotnych miejsc, czyli bazy zleceń i bazy kontrahentów.

Komplet informacji o wykonanych zleceniach

Baza zleceń to uporządkowana lista wszystkich zleceń, wykonanych i zaplanowanych. Podobnie jak w produktach serwisowanych - karta zlecenia zawiera wszystkie kluczowe informacje.

Historia wykonanych zleceń to prawdziwa kopalnia wiedzy. Wystarczy kliknąć w numer takiego zlecenia, by sprawdzić:

• kto był odpowiedzialny za jego realizację,
• czego dotyczyło zlecenie,
• co zostało wykonane,
• jakie części zostały zużyte,
• ile czasu zajęła realizacja zlecenia,
• gdzie była realizacja,
• czy zlecenie zostało rozliczone,
• i inne - to zależy od tego jakich danych potrzebujecie.

Pełna historia współpracy z kontrahentami

Baza kontrahentów to także lista wszystkich kontrahentów. Kontrahentów możesz dowolnie segmentować np.: wg typu: potencjalni, klienci, partnerzy, dostawcy lub wg cech: branża, wielkość firmy i inne.

W karcie każdego kontrahenta znajdują się m.in.:

• wykonane zadania i zlecenia (tworzą pełną historię Waszej współpracy),
• wystawione dokumenty (oferty, zamówienia, faktury),
• zaplanowane zadania i zlecenia,
• dane kontaktowe do osób odpowiedzialnych za kontakt z Wami,
• dane firmowe,
• informacje o serwisowanej maszynie.

Skoro wiesz już jakie dane przechowuje system do zleceń i dlaczego warto w ten sposób nimi zarządzać, możemy przejść do drugiej części, czyli planowania zleceń cyklicznych.

Jak zapanować nad zleceniami cyklicznymi?

System do serwisu obsługuje wszystkie typy zleceń. Domyślnie ustawionych jest kilka typów, ale możecie stworzyć ich tyle ile potrzebujecie. Po zalogowaniu do systemu, wyświetli się Pulpit pracy. To miejsce, które zawiera najważniejsze dla danego profilu informacje.

Koordynator zleceń powinien mieć na swoim pulpicie ustawiony skrót, niezbędny do szybkiego tworzenia zleceń. Jest to przycisk, który wywołuje okno z danymi do uzupełnienia, aby następnie utworzyć zlecenie.

Pola, które są widoczne na formatce tworzenia zleceń również zależą od Waszych potrzeb. System, aby oszczędzić Twój czas:

• podpowiada nazwę maszyny albo klienta po wpisaniu pierwszych liter,
• umożliwia stworzenie jednocześnie: karty kontrahenta, karty zlecenia i karty produktu serwisowanego.

Wracając do głównego wątku - zleceń cyklicznych. Co należy uzupełnić dodając zlecenie cykliczne?

1. Zaznaczyć pole “Utwórz wiele”.
2. Wybrać z listy częstotliwość powtórzeń np. co rok.
3. Uzupełnić termin zakończenia.

System poniżej wyświetla liczbę procesów, które utworzą się w tej konfiguracji. Co to oznacza? Właśnie zaplanowałeś 5 kolejnych zleceń typu przegląd dla kontrahenta Edellwise.

Jak działa zarządzanie zleceniami cyklicznymi w systemie?

1. Dodajesz jedno zlecenie - system tworzy ich tyle ile ustaliłeś.
2. ystem przypomni klientom np. za rok o konieczności wykonania przeglądu.
3. Oprócz tego masz dostęp do listy zleceń, gdzie możesz na bieżąco obserwować zaplanowane zlecenia dla kontrahentów.

Jakie płyną z tego korzyści?

1. Oszczędność czasu.
2. Automatyczne przypomnienia - pewność, że kontrahenci otrzymają informacje o zleceniu.
3. Poprawa jakości obsługi klienta.
4. Więcej zleceń - klienci nie przechodzą do konkurencji, która pamiętała o nich.
5. Porządek w danych kontrahentów, zleceń i produktów.

Jakie inne funkcje systemu do zleceń pomagają w zarządzaniu zleceniami cyklicznymi?

Kalendarz zleceń

Kalendarz zleceń pozwala wyświetlić listę pracowników i oś czasu prezentującą przypisane do nich zlecenia. W ten sposób, możesz szybko zweryfikować, który serwisant ma okno czasowe na nowe zlecenie.

Mapy i lokalizacja

Mapy dostępne bezpośrednio w systemie wyświetlają adresy zleceń oraz lokalizację serwisanta (jeżeli wyraził On na to zgodę w aplikacji mobilnej). Kluczowe jest poprawne uzupełnienie pola adres podczas dodawania zlecenia, aby system poprawnie wyświetlał zlecenia na mapie. Dzięki temu możesz optymalnie planować zadania dla serwisantów.

Mapy umożliwiają:

• sprawne ustawianie kolejki zleceń w pobliżu,
• przypisywanie zleceń do osoby, która może najszybciej dotrzeć na miejsce awarii.

Tablica zleceń

Wizualna prezentacja danych ma kluczowe znaczenie dla odbiorcy. Łatwiej nam odczytać komunikat, który jest napisany poprawnie i w atrakcyjnej formie. Podobnie jest z listą zleceń. Ułożenie zleceń jako kafelków w konkretnych etapach procesu (nowe, w realizacji i zakończone), pozwoli Ci bardzo szybko zorientować się w sytuacji. Monitorowanie realizacji zleceń staje się proste.

Automatyzacja powiadomień SMS i e-mail

System do zleceń na podstawie stworzonych przez Ciebie zleceń cyklicznych może wysyłać powiadomienia SMS lub e-mail Twoim klientom kilka dni przed koniecznością wykonania np. przeglądu.

• Jak zarządzać historią urządzeń serwisowanych?
• 7 problemów serwisów - jak je rozwiązać?