Jak wybrać odpowiedni CRM? 5 topowych funkcji CRM dla firm

Nowoczesne systemy CRM oferują multum funkcji, które dają użytkownikom całą mnogość możliwości. W tym kontekście wybór systemu CRM dla firmy może okazać się bardzo problematyczny i skomplikowany. Przyjrzeliśmy się zatem, z których funkcji najczęściej korzystają nasi klienci i co jest dla nich najbardziej istotne w codziennej pracy. Tak właśnie powstał ten ranking, w którym przedstawiamy zalety oprogramowania CRM i porównujemy pięć najczęściej wykorzystywanych funkcji CRM dla firm.

Chcesz dowiedzieć się więcej jak wygląda codzienna praca w CRM, i które funkcje systemu CRM mogą zrewolucjonizować Twoją firmę? Czytaj dalej!

1 – Oprogramowanie CRM a sprzedaż

Istnieje ważny powód, dla którego to właśnie szanse sprzedaży otwierają nasz ranking systemów CRM dla firm i ich funkcji. Szanse sprzedaży są elementem, który gładko wpisuje się w filozofię stosowania lejka sprzedaży. Stanowią one jedną z najczęściej używanych funkcji rozwiązań CRM i wywierają ogromny wpływ na planowanie aktywności i efektywność działania handlowców.

Praca w CRM dla firmy bez modułu szans sprzedaży można porównać do samochodu bez kierownicy – może i da się nim jechać, a przy sporej dawce szczęścia nawet dotrzeć do celu, jednak zazwyczaj efekt finalny będzie raczej nieciekawy i ratunkiem będą już tylko hamulce. Skąd takie porównanie? Cóż, szanse sprzedaży są trochę jak kierownica w systemie zarządzania potencjalnymi klientami, która pozwala handlowcom pozostać na właściwej drodze i korygować trasę – czyli usprawnia organizację pracy i pomaga podejmować trafne działania sprzedażowe.

Sprawne planowanie w systemie CRM

Widok szans sprzedaży to tablica kanban podzielona na etapy, które odpowiadają poszczególnym fazom zarządzania lejkiem sprzedażowym. Za wykorzystaniem systemu CRM handlowcy mogą tutaj zbierać dane dotyczące klientów i sprzedaży – każdy kafelek to jedna z takich informacji. Każdy taki kafelek w systemie klasy CRM już na pierwszy rzut oka informuje, kto jest odpowiedzialny za daną szansę i na jakim etapie procesu się ona znajduje. Ikony z kolei informują o stanie zadań powiązanych z wybraną szansą sprzedaży, dzięki czemu CRM pomaga na przykład skutecznie zweryfikować, czy zaplanowano już wszystkie niezbędne działania. W skrócie – zarządzanie relacjami z klientami nigdy nie było prostsze!

Korzyści oprogramowania CRM nie kończą się tutaj – widok szans sprzedaży jest również świetnym sposobem dla menedżera do skutecznego monitorowania pracy działu handlowego. Informacje zebrane w szansach sprzedaży można wyświetlić w generowanych przez system CRM raportach, o których opowiemy Ci już za chwilę.

2 – Baza wiedzy o klientach i planowanie w niej zadań

To najbardziej podstawowy element, o który należy zadbać podczas każdego wdrożenia systemu CRM dla firm. Baza wiedzy klientów to nic innego jak centrum zarządzania klientami – miejsce, w którym przechowywane są wszystkie informacje o kontrahentach. System CRM w chmurze przechowuje dane w spójny sposób, dlatego pracownicy mogą łatwo do nich dotrzeć w dowolnym momencie.

Jakie informacje mogą być przechowywane? Profesjonalny system CRM pozwala firmom gromadzić wszystko to, co dla nich istotne. Począwszy od rzeczy tak podstawowych, jak adres i nazwa firmy (które można automatycznie pobrać z bazy danych GUS), aż po szczegóły rozliczeń z klientami, takimi jak niezapłacone faktury czy obroty z danym kontrahentem. Dzięki systemowi CRM wszystkie dane klientów i powiązanych z nimi dokumentów dostępne są w maksymalnie kilku kliknięciach.

Co więcej, funkcjonalny i prosty CRM gwarantuje, że do poszczególnych kartotek klientów z łatwością można przypisywać zadania. Jak to działa w praktyce? Wyobraź sobie proces zarządzania potencjalnymi klientami na pierwszym etapie ścieżki sprzedaży. Korzystając z oprogramowania CRM sprzedawca kontaktuje się z nimi w celu umówienia spotkania. Świetnie, zaplanowane spotkanie to duży krok naprzód. Co dalej? Dzięki funkcjonalności systemów CRM dane spotkanie wprowadzone zostaje do kalendarza, łącząc się z określonym klientem. Tak przypisane mogą zostać dowolne zadania – spotkanie, szkolenie, prezentacja produktu i tak dalej. To ogromne ułatwienie w zazwyczaj skomplikowanym procesie zarządzania klientami.

3 – Profesjonalny system CRM a ofertowanie

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę porównując system CRM z konkurencyjnym rozwiązaniem? Ofertowanie jest jednym z najbardziej istotnych etapów na całej ścieżce sprzedaży i jeden z kluczowych elementów systemu CRM. W dobrze przemyślanym, odpowiednim systemie CRM firma ma do dyspozycji narzędzia znacznie ułatwiające pracę również i w tym zakresie.

W ramach zarządzania ofertowaniem system CRM umożliwia błyskawiczne tworzenie ofert, automatyczne wypełnianie informacji o klientach i natychmiastowe dodawanie produktów z bazy systemowej. Czy to wszystkie zalety oprogramowania CRM w tym zakresie? Oczywiście, że nie! Z użyciem systemu CRM wszystkie zaakceptowane oferty system w prosty sposób zostaną przekształcone w zamówienie. Ułatwienie tych czynności handlowcowi oznacza znaczną oszczędność jego czasu, który można spożytkować na coś bardziej produktywnego – na przykład bezpośrednie zarządzanie dealami i relacjami z klientami.

Każdy system aspirujący do miana najlepszego oprogramowania CRM na rynku powinien też zapewnić spójność między ofertowaniem a składaniem zamówień. Jedną z zalet systemu CRM w tym zakresie jest np. możliwość zapisania utworzonej oferty w pliku PDF, którego wygląd można dowolnie edytować. Po utworzeniu piękny i estetyczny szablon może być używany do wszystkich ofert wystawianych przez dowolnego sprzedawcę w firmie. Dzięki CRM pełna historia ofert złożonych konkretnemu klientowi będzie oczywiście widoczna w jego kartotece. To z kolei ułatwia dostęp do wysłanych ofert, na przykład w przypadku zmiany przedstawiciela handlowego.

4 – Raporty sprzedażowe – oprogramowanie CRM dla firm

Raporty sprzedażowe to kolejny istotny element systemu CRM, z którego każdego dnia korzystają setki naszych użytkowników. Warto zwrócić na nie szczególną uwagę podczas wyboru CRM dla firmy, ponieważ są one niezbędne dla menedżerów działów handlowych, ale przydają się również i w codziennej pracy sprzedawców.

Kierownicy skorzystają na przykład ze szczegółowego zarządzania lejkiem sprzedażowym czy śledzenia pracy przedstawicieli handlowych, a ci, z kolei będą mogli przeanalizować wszystkie dane klientów – na przykład sprawdzić, który z nich kupuje najwięcej. Poniżej wymieniamy raporty najczęściej wykorzystywane przez użytkowników systemu CRM dla firm z segmentu MŚP, ale i większych przedsiębiorstw:

• Aktywność handlowców – raport, który wskazuje, jak aktywni w wyznaczonym okresie byli poszczególni handlowcy oraz czym się zajmowali.

• Lejek sprzedaży – ten raport przedstawia na wykresie wartość szans sprzedaży, z podziałem na etapy, na których się one znajdują.

• Konwersja lejka – raport informujący o konwersji szans pomiędzy poszczególnymi etapami. Menedżerowie mogą dzięki niemu w prosty sposób rozpoznać wąskie gardła w procesie sprzedaży.

5 – Korzyści z wdrożenia systemu CRM umożliwiającego integracje

Integracje są oknem na świat zewnętrzny dla wszystkich najlepszych systemów CRM, dlatego nie możemy pominąć również i tej funkcji. Implementacja systemu CRM w firmie często idzie w parze z dostosowaniem go do innych, wykorzystywanych już rozwiązań. Integracja jest zatem w tym kontekście podstawową metodą dwukierunkowej wymiany danych z programami magazynowymi i pocztowymi.

W rezultacie, wyposażony w moduł integracji program CRM pomaga, by wszystkie kluczowe informacje z programów zewnętrznych były przechowywane w jednym miejscu, umożliwiając tym samym scentralizowane zarządzanie danymi przedsiębiorstwa. Integracja z programem handlowym to dziś konieczność na rynku systemów CRM, która toruje drogę do automatycznej aktualizacji stanów magazynowych oraz informacji o produktach i cenach. To wyjątkowa cecha, która wynosi skuteczność systemów CRM na wyższy poziom, ponieważ oszczędza mnóstwo czasu sprzedawców, którzy nie muszą już ręcznie kopiować danych podczas tworzenia zamówień.

Podsumowanie: Dobry wybór systemu CRM dla firmy czyli... jaki?

Kryteriów skutecznego procesu wyboru CRM dla firmy jest zbyt wiele, by zawrzeć je wszystkie wystarczająco w jednym artykule. Wdrażając system CRM należy pamiętać, że nie wszystkie rady będą miały zastosowanie wobec każdej firmy, branży, czy specyfiki działania. Darmowy CRM dla małych firm sprawdzi się zapewne na początku działalności, ale wraz z rozwojem działalności może się okazać niewystarczający. Podobnie, chmurowy system CRM dla dużych firm, odpowiedzialny za sukcesy niejednych wielkich korporacji, może początkowo przytłoczyć wiele mniejszych przedsiębiorstw.

Doświadczenie pokazuje nam, że bardzo często na początku warto uruchomić prosty system CRM, który wraz z rozwojem firmy (lub jej wymagań) może być stopniowo rozwijany i dostosowywany do jej potrzeb. Takim prostym i gotowym rozwiązaniem CRM jest Synergius CRM, o którym więcej możesz przeczytać tutaj. Kolejnym krokiem jest wdrożenie w pełni skalowalnego, dedykowanego systemu CRM Aura Business, o którym więcej możesz się dowiedzieć na tej stronie.

Więcej informacji na temat efektywnej pracy na systemach CRM znajdziesz, między innymi, tutaj:

• Wdrażanie kultury pracy z CRM w organizacji
• Zarządzanie pracą zespołu marketingu w systemie CRM
• Lejek sprzedaży – wsparcie dla działu handlowego