System CRM a miękka windykacja

Egzekwowanie terminowego opłacania rachunków przez kontrahentów nie jest łatwym zadaniem. Aby nieco je uprościć, przydają się cierpliwość, empatia oraz dobre narzędzie do prowadzenia procesów windykacyjnych. W poniższych materiałach krótko opisujemy, jak wygląda miękka windykacja w CRM i jak system ją usprawnia oraz automatyzuje.

Miękka windykacja - co to takiego?

Miękka windykacja jest polubowną wersją wezwania do zapłaty, której głównym celem jest łagodne wyjaśnienie sytuacji opóźnienia płatności. Należy pamiętać, że może być kilka różnych przyczyn przeterminowania się faktury. Klient mógł gdzieś ją zapodziać, zapomnieć o niej lub czekać aż inna firma zapłaci jemu, aby z kolei on mógł uregulować należność z nami. Tutaj właśnie przydaje się empatia oraz wyrozumiałość. Ważne jest, aby na drodze miękkiej windykacji móc określić akceptowalne dla obu stron warunki spłaty. Przed zarejestrowaniem klienta w rejestrze dłużników warto zacząć od prostego przypomnienia e-mail, kontaktu telefonicznego lub wysłania żądania płatności.

Dlaczego bieżące przypominanie klientom o zaległych płatnościach jest warte zachodu?

• to świetna okazja do tego, aby poprzez okazanie klientowi zrozumienia oraz zainteresowania jego biznesem, zacieśnić z nim relacje
• jeżeli powodem opóźnienia jest brak satysfakcji klienta, to bardzo prawdopodobnym jest, że dowiemy się o tym po przesłaniu powiadomienia o zaległej fakturze; to również jest okazja do poprawy relacji z klientem - kontakt w takiej chwili może uratować nie tylko płatność, ale również dalszą współpracę
• pomaga to również kontrolować finanse firmy, dostarczając informacje o ilości jeszcze nie sfinalizowanych faktur
• ponadto powiadomienia dostarczane w duchu miękkiej windykacji są mało inwazyjne i nienachalne

Miękka windykacja w systemie CRM

Tyle, jeżeli chodzi o teorię, teraz kilka słów na temat tego, jak opisany mechanizm przenieść w praktykę. System CRM oferuje tutaj kilka istotnych możliwości - automatyczną wysyłkę wiadomości e-mail, monitorowanie płatności za pomocą raportów oraz planowanie kontaktu w przypadku rażąco przeterminowanych faktur.

Automatyczny e-mail to bardzo dobry wstęp do miękkiej windykacji. W systemie CRM można utworzyć szablon takiej wiadomości i ustawić jej wysyłkę do wskazanych kontrahentów, którzy nie opłacili jeszcze faktur. Dzięki automatycznej wysyłce powiadomień z przypomnieniem o płatności, oszczędzamy dużo czasu na prostych zadaniach, które zwykle musimy wykonywać ręcznie.

Projektując szablony takich wiadomości, należy mieć na uwadze kilka rzeczy:

• powinny sprawiać wrażenie, że wysłał je człowiek, a nie automat
• powinny jasno wskazywać konkretną fakturę oraz umożliwiać jej pobranie
• powinny zawierać również informację o tym, kiedy upłynął termin płatności
• powinny też wskazywać osobę do kontaktu w przypadku pytań lub problemów

Na zakończenie

Stosujemy techniki miękkiej windykacji, aby zapewnić pozytywne relacje z klientami. Należy podkreślić, że najbardziej pożądanym wynikiem windykacji jest nie tylko nakłonienie klienta do spłaty, ale także jednoczesne utrzymanie z nim dobrych relacji biznesowych. Tylko w ten sposób możliwa jest dalsza współpraca.

Główną zaletą korzystania z CRM w procesach windykacyjnych jest to, że możemy przekształcić proste relacje z klientami w długoterminowe partnerstwa. Miękka windykacja w CRM oznacza również poprawę wyników, jeżeli chodzi o ściągnięte należności. Tak więc jest nie tylko wydajna, ale również nie wyklucza możliwości dalszej współpracy z klientem.

Jeżeli szukasz więcej informacji na temat efektywnej pracy na systemach CRM to zapraszamy, między innymi, tutaj:

• Wdrażanie kultury pracy z CRM w organizacji
• Zarządzanie pracą zespołu marketingu w systemie CRM
• Lejek sprzedaży - wsparcie dla działu handlowego