Automatyczny raport pracy serwisowej. Zarządzaj serwisem w jednym narzędziu.

Prowadzenie działalności biznesowej nakierowanej na realizację procesów serwisowych nie ogranicza się tylko do skutecznego planowania pracy. Zakres obowiązków osób zarządzających przedsiębiorstwami tego rodzaju jest o wiele szerszy. Jednym z kluczowych aspektów, którymi powinni się oni zajmować jest mierzenie efektywności prowadzonych działań i dogłębna analiza przyczyniająca się do wprowadzania korzystnych usprawnień. W procesie tym znaczenie powinien mieć każdy pojedynczy raport pracy – tak, aby żaden istotny szczegół nie został pominięty.

Zarządzasz firmą serwisową i zastanawiasz się w jaki sposób możesz sprawnie tworzyć niezbędne zestawienia? Obawiasz się nadmiarowej liczby rozwiązań informatycznych? Chcesz działać szybko i nie poświęcać ogromnej ilości czasu na generowanie raportów pracy? Zapoznaj się z naszym materiałem i dowiedz się, jak program do obsługi zleceń może Ci w tym pomóc.

Raportowanie i analiza – dlaczego ich połączenie jest istotne?

Raportowanie i analiza to procesy, które powinny współistnieć i uzupełniać się. Realizowanie ich odrębnie jest dużym błędem i sprawia, że kłopotliwe staje się wyciąganie słusznych wniosków. Dlaczego? Raportowanie polega wyłącznie na przejrzystym gromadzeniu istotnych informacji w zestawienia służące procesowi analizy. To w zasadzie zebranie danych i przygotowanie ich do wnioskowania. Krok jest ten niezbędny do efektywnego przeprowadzenia wszystkich działań, ale samodzielnie nie jest wystarczający. Konieczna jest analiza, która – korzystając z danych zawartych w raportach – pozwala na wyciągnięcie istotnych informacji i podejmowanie decyzji służących usprawnieniom biznesowym.

Analizuj raporty pracy i usprawnij swój biznes

Moduł raportowania, w który wyposażony jest program serwisowy charakteryzuje się tym, że jego celem jest maksymalne uproszczenie procesu tworzenia zestawień. Dzięki odpowiednim funkcjonalnościom raportowanie odbywa się w zasadzie samo, a Ty, jako osoba odpowiedzialna za proces analiz, możesz przejść do nich szybciej i poświęcić im dużo więcej uwagi. O jakich możliwościach mowa? Sprawdźmy!

Automatyzacja działań

Każdy pojedynczy raport pracy w programie do obsługi zleceń tworzy się automatycznie, co sprawia, że gromadzone w rozwiązaniu informacje są grupowane w odpowiedni sposób i umieszczane w przejrzystych wizualnie zestawieniach. Automatyzacja procesu raportowania przyczynia się do ogromnej oszczędności czasu. W związku z tym, że raporty tworzą się same, osoba odpowiedzialna za ich analizę może natychmiast przejść do swojej pracy i nie skupiać się na żmudnym organizowaniu danych w tabelach i wykresach. Poświęcenie uwagi tylko jednemu zadaniu może przyczynić się do wzrostu efektywności realizowanych czynności i wpłynąć na poziom proponowanych usprawnień.

Raport pracy – elastyczny i konfigurowalny

Czytając o gotowych raportach pracy w programie do zarządzania zleceniami serwisowymi można pomyśleć, że to ograniczenie swobody organizowania informacji. Wcale tak nie jest. Oprócz automatyzacji moduł raportowania charakteryzuje się także ogromnymi możliwościami konfiguracyjnymi i elastycznością. Odpowiednie opcje – filtrowanie, sortowanie, grupowanie, ustawienia widoczności kolumn i opcje wykresu – pozwalają na samodzielne podejmowanie decyzji co do prezentowanych danych. Dzięki tej funkcjonalności każdy z raportów pracy może przedstawić dowolne informacje, w zależności od Twoich aktualnych potrzeb.

Możliwość eksportu raportów pracy

Nierzadko zdarza się, że osoby odpowiedzialne za proces analiz potrzebują dokonywać zaawansowanych działań w zewnętrznych arkuszach kalkulacyjnych. Z tego względu istnieje możliwość pobrania każdego raportu pracy do pliku z rozszerzeniem .csv i .xslx. Wyeksportowany dokument jest tym samym zestawieniem co wygenerowany automatycznie raport w systemie do obsługi zleceń. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie ma konieczności ręcznego przepisywania danych – zyskujesz w ten sposób czas i działasz bezbłędnie.

Raporty pracy w formie widgetów

W każdej działalności biznesowej liczy się czas. Z tego względu warto mieć niezbędne zestawienia zawsze pod ręką. Pozwala to na bieżące monitorowanie istotnych wskaźników i sprawne reagowanie w przypadku odstępstw od ustalonej normy. Funkcjonalnością, która odpowiada tej potrzebie jest dowolnie konfigurowalny pulpit pracownika z możliwością umieszczenia na nim wybranych widgetów. Opcją niezwykle przydatną w omawianym przypadku są widgety generowane na podstawie raportów pracy. Przejrzyste tabele i atrakcyjne wizualnie wykresy pozwalają trzymać rękę na pulsie i dostarczają aktualną wiedzę o stanie Twojego przedsiębiorstwa.

Gotowe raporty pracy w programie do serwisu – co możesz sprawdzić?

Sytuacja finansowa przedsiębiorstwa

Sprawnie prosperująca firma to taka, która ze swej działalności osiąga zyski. Są one celem, do którego dąży niemal każda działająca na rynku organizacja. Aby realizacja założeń finansowych była możliwa, konieczne jest odpowiednie planowanie działań, a następnie monitorowanie ich przebiegu. Tylko takie podejście umożliwia analizę bieżącej sytuacji finansowej i śledzenie, czy wszystko przebiega zgodnie z planem.

Program do serwisu udostępnia dwa raporty pracy z zakresu finansów przedsiębiorstwa. Pierwszym z nich jest Koszt zleceń – zestawienie, które z jednej strony przedstawia wartość pieniężną, która została poniesiona na każde pojedyncze zlecenie pod względem materiałów oraz robocizny, a z drugiej jest podsumowaniem wszystkich zrealizowanych prac. Pozwala określić, którzy kontrahenci (powiązani ze zleceniem) generują najwyższe koszty i ocenić, czy współpraca z nimi jest opłacalna.

Drugim istotnym zestawieniem jest raport Rentowność zleceń, który oprócz kosztowności poszczególnych zleceń pozwala na analizę dwóch kluczowych wymiarów – zysku i rentowności. Dzięki temu możliwe jest poddanie głębszej weryfikacji relacji zawieranych z konkretnymi kontrahentami. Jako osoba zajmująca się raportowaniem z łatwością ocenisz po wskaźniku rentowności, czy dalsza realizacja zleceń dla Twojego klienta po określonych warunkach ma sens i w jakim kierunku warto podjąć działania.

Relacje z kontrahentami

Celem każdego przedsiębiorstwa jest budowanie trwałych i silnych relacji z kontrahentami – odbiorcami produktów lub usług. Klienci jako podstawa prowadzenia działalności serwisowej wykazują chęć kontynuowania współpracy wtedy, gdy są zadowoleni z realizowanych prac i nie mają zastrzeżeń co do ich poziomu. Aby analizować rozkład zadowolenia kontrahentów warto wykorzystać gotowy raport pracy z programu serwisowego – zestawienie Liczba zleceń według typów i kontrahentów w okresie będące podsumowaniem liczby oraz rodzaju zleceń zrealizowanych dla określonych kontrahentów przez Twoją firmę.

Co będzie świadczyć o tym, że klienci są zadowoleni z solidnej pracy Twoich serwisantów?

→ Wskaźnikiem takim będzie duża liczba zleceń związanych z cyklicznymi przeglądami sprzętu. Wysoki wynik w tym obszarze powinien Cię z pewnością cieszyć.

A co może sugerować, że poziom pracy nie jest zadowalający?

→ Takim aspektem będzie nadmiarowa liczba zleceń z zakresu reklamacji. To znak, że pierwotnie realizowane czynności nie zostały zrealizowane z odpowiednią dbałością o jakość i relacja z danym kontrahentem może wkrótce nie być kontynuowana.

Zadowolenie ze współpracy po stronie klienta to jedno. Ważne jest również to, aby Twoja firma odnosiła korzyści z relacji z danym kontrahentem. Ocenie efektywności tego obszaru służyły zestawienia finansowe przedstawione wyżej, ale ich uzupełnieniem jest kolejny raport pracy – Pracochłonność zleceń według typów i kontrahentów w okresie, który określa, ile godzin poświęcili Twoi pracownicy na realizację zleceń dla określonych klientów. Jeśli tendencja jest taka, że korzyści nie rekompensują czasu, który został poświęcony, to warto zastanowić się nad dalszym przebiegiem relacji.

Efektywność pracowników

Prowadząc działalność serwisową szczególną uwagę należy zwracać na efektywność pracowników. Jest to niezwykle istotne dla rentownego wykonywania zleceń oraz dążenia do zadowolenia wśród kontrahentów. Aby sprawnie monitorować działania podejmowane przez serwisantów warto korzystać z raportu pracy Czas poświęcony na zlecenia dla pracownika w okresie. To zestawienie, którego celem jest podsumowanie czasu wykorzystanego na realizację określonych zleceń.

Ten raport pracy pozwala między innymi na:

• definiowanie norm czasu pracy w odniesieniu do określonego typu zlecenia,
• odpowiednie przydzielanie pracowników do danych zleceń,
• dokładniejsze wycenianie kosztów zleceń.

Wadliwość sprzętu

Raport pracy Liczba zleceń według typów i urządzeń w okresie to kolejne znaczące zestawienie. Dane w nim zgromadzone przedstawiają liczbę zleceń według typów oraz urządzeń zrealizowanych w danym okresie, co pozwala na bieżącą analizę liczby zleceń wykonanych w odniesieniu do określonego sprzętu. Sprawia to, że jako osoba zarządzająca pracami serwisowymi masz możliwość szybkiego reagowania w momencie, w którym liczba zleceń typu reklamacja przewyższa ustaloną normę.

Dodatkowym zestawieniem z zakresu zarządzania bazą urządzeń jest raport Gospodarka agazynowa – ruchy magazynowe, który pozwala śledzić procesy zachodzące w Twoich magazynach. Z łatwością możesz zobaczyć, ile produktów pojawiło się w magazynie, ile zostało z niego zabranych, a także to, jakie ruchy wewnętrzne mają miejsce.

Wyniki sprzedażowe

Działalność sprzedażowa realizowana przez część przedsiębiorstw serwisowych także uzyskała swoje własne zestawienia w programie do zarządzania zleceniami. Następujące raporty pracy – Ofertowanie według pozycji, Zamówienia według pozycji i Sprzedaż netto według pozycji tworzone są na podstawie odpowiadających im dokumentów systemowych.

Analizując trzy powyższe zestawienia możesz z łatwością określić np.:

• wartość ofert, zamówień i sprzedaży w odpowiednim okresie,
• kontrahentów generujących najwyższą sprzedaż,
• handlowców składających oferty o najwyższej wartości,
• czy też produkty, które są najczęściej zamawiane.

Podsumowanie

Raportowanie i analiza to działania, które nie są tak trudne jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Wszystko to dzięki kompleksowemu programowi serwisowemu z wbudowaną funkcjonalnością automatycznych raportów pracy. Już teraz przenieś swój proces raportowania do odpowiedniego narzędzia, trzymaj rękę na pulsie i ciesz się oszczędnością czasu.

Przedstawione gotowe raporty systemowe nie spełniają Twoich potrzeb? Nie martw się. W swojej ofercie posiadamy także możliwość tworzenia indywidualnych zestawień na zamówienie. Chcesz dowiedzieć się więcej o tej opcji? Skontaktuj się z naszymi specjalistami.