16 przykładów raportowania sprzedaży w firmie

Koniec z poświęcaniem czasu managera na generowanie raportów sprzedaży – system CRM zrobi je za Ciebie!

Systemy CRM od wielu lat wspierają polskie firmy w organizowaniu skutecznego procesu sprzedaży oraz koordynacji pracy, obecnie już nie tylko zespołów sprzedaży, ale całych firm. Managerowie podejmują decyzje biznesowe na podstawie informacji, które posiadają. Z tego względu raportowanie działań jest dla nich bardzo ważne i nie może być pracochłonne, czas to pieniądz.

Nie ma jednego słusznego zestawienia niezbędnych raportów sprzedaży, które sprawdzą się w każdej firmie. Jako właściciele, managerowie na co dzień z pewnością mierzycie wyłącznie kluczowe dla Was wskaźniki. Natomiast, gdy zajdzie taka potrzeba – sięgacie po więcej danych. Jest to zdrowe podejście.

System CRM gromadzi dane na temat potencjalnych transakcji, które obsługiwane są w ramach zarządzania szansami sprzedaży. Ponadto opiera się na dokumentach sprzedażowych (zamówienia, oferty, faktury), a nawet zdarzeniach pracowników. Poniżej prezentujemy konkretne przykłady raportowania sprzedaży w firmie.

Dlaczego warto skorzystać z raportowania wyników sprzedaży w systemie CRM?

Najważniejsze cechy raportowania sprzedaży w CRM to:

1. automatyczność – zestaw raportów sprzedaży powstaje automatycznie na podstawie danych gromadzonych w systemie,
2. aktualność – raporty okresowe tworzone są w czasie rzeczywistym i uwzględniają wszelkie najnowsze informacje,
3. mobilność – program CRM dostępny w wersji mobilnej pozwala dokonywać analiz w każdym miejscu i czasie,
4. przystępna forma – powstające w celu zaprezentowania sprzedaży zestawienia są atrakcyjne wizualnie.

Raportowanie w procesie pozyskiwania nowych klientów/transakcji

Proces sprzedaży od momentu pierwszego kontaktu z klientem wspiera widok zarządzania szansami sprzedaży w CRM. To uporządkowany plan działania dla każdego handlowca. Dobrze zaprojektowany i stale usprawniany zwiększa efektywność pracowników. Na podstawie danych wprowadzanych przez handlowców do CRM tworzone są automatyczne raporty szczegółowe sprzedaży, które pozwalają monitorować, ocenić i usprawnić cały proces.

Zaliczyć można do nich:

Napływ szans sprzedaży

Raport sprzedaży pokazujący napływ szans w danym okresie oraz ich aktualny status (otwarta, wygrana, przegrana).

Lejek szans sprzedaży w ujęciu ilościowym i wartościowym

Raport pokazuje liczbę szans na każdym etapie procesu i ich potencjalną wartość.

Przyczyny utraty

Raport dostarcza dane w postaci uporządkowanej listy, pogrupowanych powodów utraty szans sprzedaży.

Konwersja lejka

Raport przedstawia procentową informację o tym ile szans przeszło do kolejnego etapu lub zostało utraconych. To raport analizy sprzedaży pomocny w identyfikacji wąskich gardeł procesu.

Tworzenie raportów na podstawie zdarzeń – Aktywność pracowników

Raport aktywności pracowników pozwala kierownikowi być na bieżąco z działaniami podwładnych. Bez marnowania czasu na wielokrotne telefony i dopytywanie o szczegóły. Wszystkie informacje na bieżąco pojawiają się na raporcie wraz z notatką pracownika. Wiesz, kto i co robił, bez poświęcania dodatkowego czasu.

Analiza sprzedaży na podstawie dokumentów

Dokumenty zamówień, ofert i faktur pozwalają w systemie CRM na analizę każdego z tych etapów z wykorzystaniem raportów szczegółowych sprzedaży. Dzięki nim będziesz w stanie monitorować swoją sprzedaż z uwzględnieniem kontrahentów, handlowców, kategorii produktów oraz wartości dokumentów.

Ranking kontrahentów

Ranking kontrahentów to raport wykonany na podstawie kwoty transakcji z dokumentów sprzedażowych. Dzięki raportowi sprzedaży pokazującemu z jakim kontrahentem mieliśmy najniższą i najwyższą wartość sprzedaży, z łatwością można ocenić jakość współpracy.

Ranking sprzedawców

Na tych samych dokumentach oparty jest ranking handlowców. Raport pokazuje, który handlowiec wygenerował najwyższą wartość sprzedaży w danym okresie.

Raport prezentujący sprzedaż w miesiącach

Na podstawie dokumentów faktur możliwe jest raportowanie sprzedaży w danym okresie (np. raport miesięczny lub inny raport okresowy), wskazując dynamikę swojej sprzedaży.

Ranking kategorii produktowych

Chcesz wiedzieć, która kategoria produktowa generuje Ci największy przychód? Proszę bardzo, oto raport szczegółowy sprzedaży poszczególnych produktów.

Co ważne – możesz zarządzać fakturami po stronie CRM lub zintegrować nasz system z programem ERP, jeśli z takiego korzystacie.

Oferty i zamówienia w CRM

W przypadku ofertowania i zamówień również możemy zastosować to samo podejście i wyświetlić wartość ofert/zamówień:

1. wg pracownika handlowego,
2. wg kontrahentów,
3. wg kategorii produktowej,
4. wg produktu,
5. w miesiącach.

Indywidualne wykonywanie raportu

W systemie CRM możliwe jest także tworzenie raportów indywidualnych na podstawie danych zbieranych w CRM lub możliwych do pobrania w procesie integracji z ERP.

Przykłady indywidualnych raportów dotyczących sprzedaży:

1. produktywność zespołu (w tym velocity),
2. rentowność współpracy z klientem.

Uprawnienia

System CRM umożliwia zarządzanie uprawnieniami, a więc to Ty możesz zdecydować o tym, kto i jakie niezbędne raporty sprzedaży będzie mógł wyświetlać.

Tworzenie raportów sprzedażowych w CRM – podsumowanie

Raportowanie sprzedaży nie może być ani trudne ani pracochłonne. Różne rodzaje raportów sprzedaży, aby miały sens, muszą przedstawiać aktualne dane dotyczące sprzedaży. Czas managerów działu sprzedaży jest zbyt cenny, aby marnowali go na proste i powtarzalne czynności, które z powodzeniem może wykonać za nich np. system CRM. Przenieś wykonywanie raportów sprzedaży Twojego przedsiębiorstwa do oprogramowania informatycznego i ciesz się automatyczną funkcją raportów sprzedaży.

O innych możliwościach programu CRM piszemy także tutaj:

• Wsparcie sprzedaży – jak CRM może pomóc menedżerom sprzedaży?
• Wykorzystaj program do tworzenia ofert handlowych w celu poprawy swoich działań sprzedażowych
• Porażki wdrożeń CRM - dlaczego się nie udaje?
• Dashboard managera – jeden rzut oka, by poznać sytuację całej firmy